摘要:通過調查同濟大學基本科研業務費項目管理用戶需求和分析項目管理業務流程,文章設計并實現了同濟大學基本科研業務費項目管理信息系統，目標是解決中央高校基本科研業務費項目管理過程中存在的手工錄入信息出錯、信息孤島和工作效率低的問題,從而推動學校科研管理信息化建設進程,提升科研管理服務質量,為國內科研院所和兄弟高校推進基本科研業務費項目管理信息化建設提供參考。
關鍵詞:基本科研業務費;項目管理;信息系統
一,引言
自2009年開始,為貫徹落實《國家中長期科學和技術發展規劃綱要(2006-2020年)》,完善高校科研經費投入制度,提高高校的自主創新能力和高層次人才培養能力,中央財政設立中央高校基本科研業務費(簡稱“基本科研業務費”)專項資金。[1]基本科研業務費的使用和管理實行項目制。目前,同濟大學基本科研業務費項目分六大類,包括青年人才培育類、重點項目培育類、學科交叉預研類、國際合作與交流類、智庫和學術影響類、科技創新與科普類。每一大類項目由學校不同職能部門完成管理。基本科研業務費項目管理實行全過程控制,包括項目申報、項目評審、項目立項、經費撥款、過程管理、年度執行情況檢查、項目結題、績效評價等。科研管理部是學校基本科研業務費專項資金的牽頭主管部門,負責會同相關職能部門進行項目管理,并每年按教育部要求報送經費使用及績效自評報告。[2]
隨著學校持續推進一流大學建設,基本科研業務費項目數量和經費持續增長,項目管理難度加大,一些問題日益突出,其中跨校區業務辦理問題、手工處理與數據標準化問題和科研系統、財務系統相互獨立不互通問題較為嚴峻,給學校科研人員和管理人員帶來了很大困擾。傳統的管理模式已無法滿足復雜的科研管理工作需求,而隨著科技的進步及計算機技術,網絡技術和數據庫技術的快速發展,使信息的收集、統計和交換更加簡單方便。為此，我們采用Web應用前端開發技術和以MVVM為基礎框架，使用Python 3.7.0和 Ruby on Rails等作為開發語言及管理工具,MySQL 5.7.21和 Redis4.0.1等作為后臺數據庫，設計并實現了同濟大學基本科研業務費項目管理信息系統。[3]
二,基本科研業務費項目管理信息系統的開發目標
本系統開發的目標是通過與學校信息中心、財務系統信息對接,為學校科研管理部門、項目業務主管部門、項目所屬院系和科研人員開發方便使用的基本科研業務費項目管理信息系統,一方面使用計算機、互聯網替代傳統的手工或者借助Excel等辦公軟件對項目進行管理,解決錄入和計算錯誤、工作效率低等問題;另一方面為廣大科研人員和管理人員提供一個快捷的管理、瀏覽和查詢信息的平臺。[4]
系統用戶角色和功能分為如下六個層次:①項目分管領導,負責基本科研業務費項目總體管理,對項目專職主管的業務進行審核。②項目專職主管,負責基本科研業務費項目具體工作組織協調,對項目業務主管草擬的通知、公示等項目管理文檔進行審核,并在教育部項目信息報送要求方面按年度編制項目信息表。③項目業務主管,按項目一級分類分管項目的申報、評審、立項、撥款和執行監管等工作,負責草擬通知、公示等項目管理文檔,并審核項目申請表、計劃任務書等項目技術文檔。同一大類的項目允許有多個業務主管,同一用戶可以負責多個大類項目,且具有相同的處理權限。④院系科研分管領導,負責審核項目所屬院系項目申請表、計劃任務書等項目技術文檔,可以設置院系科研秘書角色,授權其負責項目管理。⑤院系科研秘書,協助院系科研分管領導負責項目管理,院系科研秘書和院系科研分管領導具有相同審核操作權限。⑥普通用戶/項目負責人,學校教職工的默認角色,可以登錄系統查看通知公告、申請項目和管理個人所負責項目。
本系統主要實現如下目標:①對基本科研業務費項目進行全過程控制;②基本科研業務費項目申請表、計劃任務書等項目技術文檔的生成、打印、輸出和審核功能;③基本科研業務費項目申報通知、立項公示等項目管理文檔的草擬、審核和發布功能;④基本科研業務費項目數據匯總統計和查詢功能;⑤教職工本人和項目所屬院系承擔基本科研業務費項目信息和經費使用情況查詢;⑥支持各種主流瀏覽器,具有友好的用戶使用界面;⑦對用戶輸入的數據,系統進行嚴格的數據校驗,排除手工錄入錯誤;⑧要求系統的數據保密性強,通過為每個用戶設置使用權限來實現;⑨系統運行穩定、安全可靠。
三.基本科研業務費項目管理業務流程分析
根據同濟大學中央高校基本科研業務費項目有關管理辦法和從工作實際出發,在充分考慮學校內部管理體系、資源共享、信息交換等方面的復雜需求基礎上,可以分析描述基本科研業務費項目申報、立項、撥款、年度執行情況檢查和結題驗收等的全過程管理業務流程,
