的管理流程分為以下幾個步驟。
a)項目申報:每年國家有關主管部門發布項目論證指南或者論證要點。根據項目申報用戶指南或要點的有關說明,按照相關管理制度要求和規定的格式模版,填寫項目建議書或論證報告,提交給主管部門。
b)項目評審/評估:主管部門根據要求,一般先對項目進行形式審查,之后召集有關專業領域專家,對申報項目進行統一評審/評估。
c)項目立項:主管部門根據評估意見,比較篩選出較為可行、效益較好、符合論證要點的項目立項批復。
d)下達計劃/任務書或合同簽訂:主管部門根據項目建議書,編制有關項目計劃或任務書,明確項目主要研究內容、研究周期、項目經費等,向申報單位下達科研任務書或簽訂科研合同。
e)計劃實施:在計劃實施階段,標準制修訂項目與一般科研項目略有不同。標準制修訂項目實施主要分為5個階段:①征求意見階段———編制標準征求意見稿,并向有關單位、行業征求意見;②預審階段———根據征求的意見和預審會的意見,完善標準內容,組織專家對于修改后的標準文本進行審查;③送審階段———對意見進行研究分析和采納,并對未予采納的作出說明,編制標準送審稿,完成后提交有關標準化技術委員會審查;④報批階段———審查通過后,修改完善標準稿件,形成標準報批稿,送有關部門批準發布;⑤發布階段———印刷實施,將標準印刷后出版,并予以貫徹實施。
f)項目驗收:在規定驗收時間內,項目承擔單位完成了所有科研工作,即可按計劃向管理部門提出項目驗收申請,管理部門組織專家對項目的研究情況、任務完成情況、經費使用情況等進行審查,評審合格后通過驗收。
國內標準化科研項目在管理流程上雖然大體類似,但是各管理部門沒有統一的管理平臺,各研究單位仍需要根據不同項目渠道要求來進行項目申報和管理。
1.3流程的優化與整合
各渠道標準化科研項目有各自的特點和要求,在建立管理信息系統時,需要將流程進行梳理,對項目需求進行規范化處理,保證數據的標準化,這樣才能使各類項目通過統一的數據交換和管理平臺完成信息化建設。在流程和項目信息數據的優化上,主要遵循以下幾個原則。
a)在項目管理的全周期內,應將項目從立項申請到實施驗收的各個流程都包括在內。但考慮到項目管理全流程較長,各階段流程相近。因此在流程優化上,將各個階段統一化,使用簡單的“編寫—校對—審核—復查”單線流程,各階段重復使用這一質量審核流程,避免各個階段的審核流程不同帶來多個審批工作流。
b)數據保留最大集合,即盡可能多的保留項目審查信息和專家意見。標準化項目不同于一般科研項目,在項目進行過程中需要召開多次的研討會議,對項目進行分析和研究。因此,專家的審議意見非常重要,在項目流轉過程中要盡可能保留專家意見。
c)對于一個項目的基礎輸入,根據標準化科研項目特點,主要是項目合同和項目任務書。在項目管理的各項流程上,均以合同和任務書作為項目的硬性約束條件。
2建立標準化科研項目管理信息系統
根據標準化科研管理特點,結合標準化科研項目流程的優化與整合,分析項目管理系統各層次方面的需求,按照功能需求建立各功能模塊。
2.1需求分析
根據對使用需求的調研,項目管理系統主要有3個層次方面的需求。
a)領導決策層,主要需求是了解項目進展情況及項目風險。通過分析,此方面的需求主要包括:了解項目各類數據,希望系統能夠實現對項目各類數據的初步統計和分析,對項目執行進度和質量風險有初步自動化預警功能。此部分功能可以通過項目統計與分析功能模塊完成大部分需求,在項目計劃管理中也可以增加各類節點完成情況的查詢等功能,以實現此部分需求。
b)項目計劃管理層,主要是根據項目約束編制計劃,按照領導層的要求督促計劃的完成,檢查項目完成質量。此部分功能需求主要為項目計劃和質量管理。其中,需要通過工作流引擎實現大量的審批流轉功能。同時,此部分功能也是系統需求的重點。項目計劃編制與節點考核應根據研究單位目前的管理流程進行劃分,結合目前研究單位實際情況制定相關的管理流程,實現里程碑節點和成果的線上提交、審核。
c)項目具體執行層,即項目負責人和具體實施項目的一般科研人員在項目內部溝通和管理功能上的需求,包括任務分配和管理、成果線上提交、項目內部溝通和交流等。從功能上來說,主要也是集中在項目計劃和質量管理中。但是項目內部人員和任務分配相對獨立,將此部分功能獨立為一個模塊,便于功能的權限控制和使用。
2.2主要功能模塊的分析和設計思路
2.2.1申報/立項管理功能設計
該功能模塊主要針對標準項目立項的有關工作,能夠實現單位或部門的標準項目需求的申報、審核等功能。申報和立項的功能需求中,主要針對來自上級和不同甲方單位的科研需求,對項目進行立項論證,按要求完成項目有關申報材料的編制。模塊應能夠按照不同渠道,提供有關立項報告模板及填寫要求,便于用戶填寫需求。因為申請書是專家評審時的唯一依據,填寫