關鍵詞：項目管理 信息化平臺 管理提升
現在，越來越多的工作都可以按項目管理的方式進行，特別是項目管理在新產品研發、市場營銷、技術創新、產品產業化升級及新產品生產線更新等方面的卓越表現已將項目管理的觀念滲透到企業所有的業務領域。項目管理信息化平臺的建設和應用在企業管理方面具有重要意義，不僅體現在工程建設、軟件開發等項目管理直接相關領域，在科研開發、生產制造等間接相關領域也是如此。
C公司是中國冶金科工集團有限公司的控股子公司，是行業內具有領先優勢的工程建設總承包商和設備供應商，其項目管理水平和業績在國內有一定的知名度。C公司項目管理信息化平臺于2004年底開始使用，多年來逐步積累、不斷完善，取得了良好的應用效果。
A工時管理，調動員工積極性
在生產管理中，人工時是一項重要的考核指標，進行工時管理可以更合理地評價員工的勞動工作量、更科學地安排人力資源、更準確地控制生產進度，并達到調動員工積極性、提高工作效率的目的。
在開展工時管理之前，C公司出勤紀律純粹靠人為治理，部分員工上下班時間比較隨意，而項目管理信息化平臺工時管理模塊投入使用后，遲到早退現象基本絕跡，其具體手段就是預算工時、填報工時、工時審批的綜合應用。預算工時在工作開展之初下達，作為評價考核與控制的基準；填報工時則反映哪些工作在進行，反映此項工作花費了多少時間，如果某一工作項上沒填報工時，則該工作的預算工時就無法獲得；工時審批就是根據預算工時、填報工時和人員能力來核準實際工時，如果預算工時和填報工時偏差太大，就需要進一步查找原因，甚至考慮對定額進行調整。
人工時填報與考勤刷卡記錄進行了綁定，當工時填報超過根據刷卡記錄計算的工時量后，就提醒員工不可多填，工時管理模塊會彈出提示對話框（如圖1所示）。
B進度管理，強化生產嚴肅性
企業管理中往往有這樣的情況，任務不是太繁重時，管理壓力不大，生產組織輕松，進度能得到保障，但生產任務繁重時，雖然有詳細的計劃安排，進度往往還是出問題。特別是像C公司這樣的大型工程公司，一年僅設計項目就幾百個，幾十萬個時間節點需要管理和控制，沒有信息化平臺時，這么大工作量，管理部門不可能有時間、有能力時時監控到位，因而扯皮、推諉的事情時有發生，總體工作效率不高，進度計劃形同虛設，生產管理需要文山會海來落實和督促。
進度管理計劃模塊應用后，橫向看將每年數百個項目全部納入系統管理，縱向看逐層分解管理到作業，什么事情由什么人在什么時間完成都做出明確的界定，因而劃清了責任，預防了扯皮、推諉等事情的發生。進度管理監控模塊則實現進度跟蹤檢查的功能，并主要以檢查表
的形式體現（如圖2所示），各部門應完成什么工作、已完成什么工作、已經完成多少工時、由誰完成，一目了然，并以不同的顏色對不同的狀態進行區分，如紅色為警告、黃色為提起預警、紫色表示工作完成但拖延了進度、黑色表示工作狀態正常。
進度管理計劃模塊和監控模塊的應用并配套一些獎懲措施，使得原來拖拖拉拉的工作面貌得到了徹底地改變，生產進度計劃的嚴肅性得到了保證。
C費用控制，實現成本可控性
項目費用控制的目的就是使項目費用的發生嚴格控制在批準的預算范圍內。項目費用控制的核心是使每一筆項目支出都做到事前有預算、事中有控制、事后有核算。
費用控制模塊的功能主要包括建立控制基準、費用審核、跟蹤和監控等。建立控制基準就是根據項目的工作分解結構，制定出每一筆費用支出細項的預算，并以此作為費用控制的基準。費用審核就是對應預算審核實際費用，并錄入已完成的實際工作量和實際單價，及時更新項目的費用支出情況。跟蹤和監控就是不斷地對預算費用和執行中實際發生的費用進行檢查和評價，發生偏差時及時采取措施。在費用管理中，費用控制人員只要錄入了預算費用和對實際費用進行了審核，上層管理者就可輕松知曉哪些工作在預算可控范圍內，哪些已經超出預算(超出預算的以紅色作為提醒)，并且可以使用統計分類，分層分組查詢不同層次的費用控制情況，跟蹤和監控功能界面（如圖3所示）。
系統應用表明，相較以前費用控制人員定期或不定期上報報表，管理者在系統中獲得的信息更全面、更直接，問題能得到及時的發現和重視，從而使得項目成本一直處于可控狀態，項目盈利的目標得到了進一步的保障。
D合同管理，增強資金安全性
合同管理是市場經濟條件下企業管理的一項核心內容，它包括從合同的洽談、草擬、簽訂、生效直至合同失效為止的全部過程。合同管理模塊關注的主要內容包括合同基礎信息、合同收付款信息、合同執行信息、合同變更信息、合同違約信息、合同索賠信息等，其主要功能為各種數據的錄入維護、統計查詢、制表打印以及事項提醒等。
對工程合同而言，無論是銷售合同還是采購合同，付款方關心的是付款的安全性，即資金的支付能否對等的取得相關價值物；收款方關心的是收款的安全性，即履行合同義務后能否及時收到合同款項。有效的合同管理是資金安全性的基本保障。
銷售合同管理模塊考慮的重點是合同收費，C公司的銷售合同管理軟件是在上個世紀末期投入使用的，項目管理信息化平臺開發時對其進行了升級，并作為子模塊納入平臺之中，在銷售合同管理模塊的支持下，C公司近20年合同應收賬款管理沒有出現任何問題。
采購合同管理模塊考慮的重點是合同付款，項目采購合同執行與付款管理界面（如圖4所示），右下部是合同的執行情況，彈出窗口是合同付款情況。采購合同的付款與合同執行進度相掛鉤，如合同未簽訂就無法支付預付款，項目沒完成最多只能支付50%，調試完成總共付款可達90%等，如果付款額度超過執行進度控制的指標，則無法輸入數據并予以提示。通過這種模式，系統對資金安全使用起到了一定的保護作用。
E信息管理，提高溝通便捷性
項目管理信息化平臺中的信息管理基本集成在網站主頁之中（如圖5所示），功能主要包括新聞發布、圖片展示、報表公布、消息收發、文件共享等等。
新聞發布包括兩個方面，一是公司新聞，其內容從公司對外網站上自動抓取，二是項目新聞，由各項目經理部自主發布。
圖片展示主要是將項目的實際進展、管理活動、業余生活等各方面的圖片以相冊的形式呈現出來，讓瀏覽者對項目情況有一個基本的了解。
報表公布有兩種形式，一是在系統中錄入相關數據，讓系統自動生成相關報表，如質量管理月報和進度管理月報等，因為其數據是結構化的，所以錄入的信息除供月報編制之用外，還可作為經驗數據用來查詢和統計分析；二是由相關責任人在系統中直接上傳事先手工編制好的報表文件。
消息收發類似于公共網站的郵件管理系統，包括收件箱、發件箱、回收站、草稿箱、自動提醒等基本功能，目的是便于各用戶之間的直接溝通。
文件的共享提供文件上傳和下載功能，目的是便于用戶獲取一些通用性的電子資料。
F數據共享，提升系統互通性
C公司項目管理信息化平臺建設和應用時間跨度已超過十年，可謂是與時俱進，不斷發展。在建設開始之前公司就已應用過P6系列軟件，期間上了流程管理系統，現在又在推廣建筑信息模型，雖然這些專業軟件各有側重、各有所長，但為了讓軟件應用起來而要求使用者重復輸入數據，則是極不合理也不現實的。基于P6數據庫建設項目管理信息化平臺，并實現與其他專業軟件的數據共享便是C公司在深思熟慮后的信息化戰略決策。
數據共享主要通過三種方式實現：一是數據庫的整合，如P6是偏重于進度與資源管理的專業軟件，企業在應用P6時在P6數據庫中已經積累了大量的基礎數據，借助于P6數據庫建立項目管理數據庫，實現兩者的整合，則各功能模塊特定業務需求只需在P6數據庫中增添少量表便可實現；二是數據庫的實時同步，如流程管理系統的很多數據就是用觸發器或存儲過程實時寫入P6數據庫；三是同步程序輪詢同步，如指紋考勤機的刷卡記錄是存儲在本地的，利用同步程序對各考勤機進行輪詢檢查，并向P6數據庫寫入最新刷卡記錄，便保證了工時管理中數據驗算的有效性。
數據共享使得在沒有增加數據錄入工作量的前提上，既發揮了各專業軟件的優勢，又讓項目管理信息化平臺得以很好的應用。
案例表明，C公司項目管理信息化平臺十多年的使用效果是顯著的，項目管理信息化平臺的建設和應用對項目相關企業的生產經營管理大有裨益，對企業管理提升起著積極的推動作用。
主要參考文獻
[1]孫昌慶,廖瑞華.論以P6數據庫為核心建設項目管理信息平臺[J].項目管理技術.2010(11).
[2]陳新良,王淑凡.國內企業信息化成敗探討[J].企業管理.2011(2).
[3]傅銀鳳.生產計劃的信息化控制[J].企業管理.2013(12).(本文于2015年發表于《企業管理》)
