摘 要： 以企業(yè)項目管理存在的問題出發(fā)，通過需求分析、平臺選擇、藍圖確定、系統(tǒng)實現(xiàn)、實施改善階段，實現(xiàn)項目計劃的共享和分級管理，計劃超期預(yù)警，項目異常和風險的在線管理及項目驅(qū)動生產(chǎn)等功能，實現(xiàn)項目管理升級。
關(guān)鍵詞： 項目管理；信息化探索；SAP
1 、項目需求識別
企業(yè)項目管理面臨的主要問題：
（1）項目計劃管理亟待升級。目前目管理模式為偏弱矩陣，項目的執(zhí)行需要各個部門的支撐。而基于單機版的 project 計劃管理，較難實現(xiàn)計劃實時共享和自主報工。職能部門領(lǐng)導(dǎo)和其它員工容易游離在項目以外，項目計劃對部門工作安排指導(dǎo)性不足。
（2）項目異常管理效率需提升。項目的風險未識別或未得到有效控制，則成為項目異常。項目異常是影響項目目標實現(xiàn)的主要因素。企業(yè)項目異常解決主要依靠線下依靠職能關(guān)系溝通，效率低下，平均處置時間為 5 天。有效提升項目異常解決的效率，則會更容易達成項目目標。
（3）項目管理經(jīng)驗知識管理需加強。項目管理具備一重要：將項目過程中的經(jīng)驗進行總結(jié)分析形成項目經(jīng)驗庫，供職能部門和后續(xù)項目參考學(xué)習(xí)，從而在企業(yè)內(nèi)部形成自我學(xué)習(xí)，自我改善的良性循環(huán)，促進企業(yè)管理能力持續(xù)提升。而目前項目異常、項目風險、項目質(zhì)量管理等經(jīng)驗數(shù)據(jù)均在項目組進行流轉(zhuǎn)，很多信息未形成記錄和留存。
（4）基于全生命周期的項目管理需要信息系統(tǒng)的支持。ISO/TS 22163 國際鐵路行業(yè)標準要求實行全生命周期的項目管理，而基于全生命周期的項目管理涉及公司內(nèi)部多個部門，受限于管理方式不同，較難統(tǒng)一管理標準。
基于以上問題，明確企業(yè)的信息化核心需求為：實現(xiàn)項目全生命周期的內(nèi)容的在線管理，統(tǒng)一管理方式；實現(xiàn)項目進度進化的分級編制、在線管理，實現(xiàn)項目計劃的提醒、逐級預(yù)警功能，實現(xiàn)項目計劃完成報工的在線操作；實現(xiàn)項目異常的在線處置，實現(xiàn)項目異常、風險、質(zhì)量相關(guān)數(shù)據(jù)的在線管理。
2、 選定信息化平臺
基于核心需求，選擇合適的信息化平臺，主要考慮因素為：
（1）與業(yè)務(wù)系統(tǒng)深度融合。由于項目管理是貫穿于產(chǎn)品實現(xiàn)全業(yè)務(wù)過程的，在弱矩陣的管理模式下項目管理必須深度融合于業(yè)務(wù)才能發(fā)揮效用。故信息化平臺選定的第一要素是要能夠與公司 ERP 系統(tǒng)、PDM 系統(tǒng)進行深度結(jié)合的平臺。
（2）需在軌道交通行業(yè)有較多成功運行經(jīng)驗。在軌道交通行業(yè)，主機公司推行訂單項目較早，信息化方面也有經(jīng)驗，所以考慮到行業(yè)特性和與客戶的管理對接，考慮選擇在行業(yè)內(nèi)有較好口碑的信息化平臺。
綜合以上兩點考慮，決定選擇公司 ERP 平臺的 SAP 的PS 管理模塊。
3、 信息化藍圖繪制
3.1 明確全生命周期項目的管理范圍
根據(jù)核心需求，需要實現(xiàn)全生命周期的項目管理，實現(xiàn)訂單項目與科研項目口徑一致。
（1）明確項目定義。項目定義是在系統(tǒng)中代表項目的唯一編碼。項目定義按照承制單位、產(chǎn)品板塊分類、產(chǎn)品類型、流水碼構(gòu)成，實現(xiàn)了同一項目訂單項目與科研項目在系統(tǒng)中使用同一編碼。
（2）明確項目管理范圍。借鑒行業(yè)內(nèi)先進管理經(jīng)驗和管理標準要求，增加項目的管理范圍，以項目為主線貫穿產(chǎn)品業(yè)務(wù)的全過程。覆蓋從商機到交付，由交付到客戶服務(wù)的全業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)；包含與產(chǎn)品項目相關(guān)的售前活動、項目管理、研發(fā)、工藝、質(zhì)量、采購、首件試制、試驗驗證、批量生產(chǎn)及售后服務(wù)等 11 個管理模塊的全過程納入項目。
（3）規(guī)劃不同管理內(nèi)容的管理方式。由于 ERP 系統(tǒng)與業(yè)務(wù)、財務(wù)系統(tǒng)集中，所以在藍圖設(shè)計時，根據(jù)各個管理模塊管理特點不同，確定不同的管理屬性。如：售前、項目管理、批量生產(chǎn)、發(fā)運、售后均有成本發(fā)生，故其采用功能統(tǒng)計屬性；產(chǎn)品設(shè)計、工藝開發(fā)、物資采購、質(zhì)量管理更關(guān)注進度，故其模塊，為綜合計劃屬性，而科研試制、小批試制關(guān)系到科研費用的預(yù)算和控制，所以是計劃元素屬性。確定了不同的屬性，有利于后續(xù)相關(guān)成本的統(tǒng)計、費用的控制。
3.2 設(shè)計項目計劃分級管控模式
由于矩陣式的項目管理，項目團隊所使用的資源絕大部分來自于部門，項目經(jīng)理排定的計劃需要更為細化的分項計劃的支撐，故明確了項目計劃分級管控的模式。即項目經(jīng)理編制總體計劃、分專項主管代表部門編制分項計劃。分項計劃要滿足總體計劃的要求。
圖 1 兩級計劃編制流程圖
圖 2 項目預(yù)警機制
為確保兩級計劃編制依據(jù)統(tǒng)一，對管理模塊的細分節(jié)點進行了細化，上一級為項目經(jīng)理管控節(jié)點，下一級為分專項主管和部門管控節(jié)點。通過從上級對下級的控制，確保了兩級計劃的有效串接。
對于項目執(zhí)行，也制定在線報工，分級調(diào)整的策略，以實現(xiàn)項目計劃點檢的自主化和計劃的嚴肅性。
3.3 規(guī)劃項目計劃的逐級預(yù)警
SAP 系統(tǒng)不具備主動提示功能，與公司常用通訊軟件騰訊通（TXT）建立接口，實現(xiàn)訂單項目計劃任務(wù)的主動提醒功能。同時，針對工作任務(wù)等級不同，超期情況不同等情況，設(shè)置不同的分級預(yù)警機制。實現(xiàn)了由任務(wù)負責人、分專項主管、部門經(jīng)理、項目經(jīng)理、部門領(lǐng)導(dǎo)、PMO、公司領(lǐng)導(dǎo)等 6 級預(yù)警等級及對應(yīng)的機制。
3.4 設(shè)計項目異常的在線處置流程
規(guī)劃了項目異常、項目風險在項目管理模塊下進行管理，同時考慮 SAP 系統(tǒng)的文檔管理和流程功能較弱，于是明確與 BPM（流程管理系統(tǒng)）進行串接，以實現(xiàn)在 sap 系統(tǒng)中發(fā)起，BPM 系統(tǒng)中處置、記錄。并將計劃反饋至 sap中進行預(yù)警管理。
3.5 規(guī)劃項目驅(qū)動生產(chǎn)
打通項目管理模塊與生產(chǎn)計劃模塊，實現(xiàn)項目驅(qū)動生產(chǎn)。特別在科研項目中，通過科研試制模塊下掛物料驅(qū)動生產(chǎn)，使科研費用自動歸集。同時，在小批試制里，通過下掛物料驅(qū)動生產(chǎn)，為項目組驅(qū)動生產(chǎn)帶來便利，也為后續(xù)的成本歸集奠定基礎(chǔ)。
除以上重點外，對項目結(jié)構(gòu)搭建、項目發(fā)運、項目關(guān)閉等也進行了藍圖規(guī)劃。
4、 信息化實現(xiàn)及運行優(yōu)化
在以上藍圖基礎(chǔ)上，以 SAP 既有模塊為基礎(chǔ)，進行個性化、接口、報表開發(fā)。通過單點測試，串接測試等多次，多維度測試，實現(xiàn)系統(tǒng)滿足預(yù)期藍圖設(shè)計需求。并通過操作手冊編制、上機培訓(xùn)、考試等方式，實現(xiàn)相關(guān)人員掌握系統(tǒng)操作要領(lǐng)，獨立操作。
系統(tǒng)上線后，選擇 3 個項目上線運行，驗證系統(tǒng)實際運行情況。通過驗證，基本實現(xiàn)了預(yù)期藍圖的功能，根據(jù)使用人提供的意見，對部分預(yù)期功能進行了調(diào)整，如預(yù)期項目全部工作任務(wù)上線管理，但由于運行了預(yù)警功能，使用人反饋提醒和提示太多，報工任務(wù)繁多，無法體現(xiàn)重點。調(diào)整為對重點任務(wù)、關(guān)鍵路徑上的任務(wù)、里程碑任務(wù)進行上線管理和預(yù)警。
5、 實施效果
（1）實現(xiàn)了全生命周期的項目管理信息化，實現(xiàn)了科研項目與訂單項目的融合管理。為企業(yè)后續(xù)的管理融合和升級預(yù)留空間。
（2）實現(xiàn)了項目計劃的在線管理，兼具預(yù)警提醒功能，強化了計劃的嚴肅性，提高了項目計劃執(zhí)行效果。
（3）首創(chuàng)項目異常、風險 BPM 流程與 SAP 系統(tǒng)融合，實現(xiàn)項目異常、風險過程數(shù)據(jù)的積累，有利于知識管理。
實現(xiàn)了項目驅(qū)動生產(chǎn)，提高了項目投產(chǎn)的效率和自主性，有效歸集項目成本。(本文于2018年發(fā)表于《時代農(nóng)機》)
