摘要: 本文介紹了基于 OA 平臺構建東汽火電項目信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)火電項目收文與發(fā)文全過程管理以及項目其它重要過程文件的歸檔管理，在提升工作效率的同時進一步提高項目管理規(guī)范化、標準化、信息化水平，為今后火電項目質保金收取提供完備、準確的過程記錄支持。
關鍵詞: OA; 信息化管理系統(tǒng); 收文管理; 發(fā)文管理; 文件歸檔
信息化建設是提升項目基礎管理水平不可或缺的手段，東汽火電項目管理有著機型多、項目多、內外部接口單位多等特點，每位項目經理平均肩負著 7 至 8 個火電項目執(zhí)行工作，多接口協(xié)調任務重，項目信息交換量大，此外火電項目質保金收取難度大，尤其對項目過程文件記錄的完整性、準確性要求高，亟待建立火電項目信息化管理系統(tǒng)，以提升工作效率，提高項目管理規(guī)范化、標準化、信息化水平，為今后火電項目質保金收取提供完備、準確的過程記錄支持。
1 項目發(fā)文管理模塊
1. 1 項目發(fā)文在線起草
經辦人錄入項目名稱后，收件單位、收件人、收件人傳真及電話等信息會自動帶入。經辦人姓名、發(fā)件人傳真及當天日期由系統(tǒng)自動生成，無需手動錄入。經辦人需錄入發(fā)文主題、上游通信號 ( 如業(yè)主來文有通信號則需要錄入) 、在文本編輯器內起草正文，選擇是否緊急、是否需要回復，如需回復，則需錄入要求回復的日期，選定簽發(fā)人員后提交，項目發(fā)文信息錄入界面如圖 1。
1. 2 項目發(fā)文在線審批
根據項目發(fā)文重要程度，進行二級或三級在線審批:
二級審批: 項目經理提交項目發(fā)文至組長審核，組長提交項目發(fā)文至部長簽發(fā);
三級審批: 項目經理提交項目發(fā)文至組長審核，組長提交發(fā)文至部長審核，部長提交至中心級領導簽發(fā);
審批流轉意見及日期等記錄自動保存，審批完成后自動生成發(fā)文編號。
1. 3 電子簽名、電子公章自動嵌入
項目發(fā)文審批完成后系統(tǒng)將自動嵌入簽發(fā)人員的電子簽名、簽字的具體時間、以及東汽項目管理中心電子公章，點擊打印按鈕即可自動生成傳真格式的項目發(fā)文，項目發(fā)文最終界面如圖 2。
1. 4 歸檔
歸檔后可按設定條件，如發(fā)文編號、經辦人、收件單位、發(fā)文日期、主題關鍵字等進行查閱，亦可導出項目發(fā)文臺帳。
1. 5 實施效果
項目發(fā)文在線起草，一項信息的錄入即可觸發(fā)系統(tǒng)自動帶入其它信息內容或由系統(tǒng)自動生成信息內容，界面友好、操作簡單; 在線審批、自動嵌入電子簽名、電子公章，大幅提升了工作效率; 發(fā)文歸檔后，查閱便利，保證了項目發(fā)文的完整性與可溯性。
2 項目收文管理模塊
2. 1 項目收文在線錄入
錄入人在線錄入收文主題，選擇收文對應的項目經理，附上收文，予以提交。項目經理根據收文內容，編寫處置意見，并選擇廠內產品開發(fā)中心、生產部、物資保障部、科技質量部等相關部門進行分發(fā)、要求給予處理，并填寫是否緊急、是否要求回復以及需要回復的日期等信息，收文的編號和收文當日日期由系統(tǒng)自動生成。
2. 2 項目收文分發(fā)審批
根據項目收文重要程度，實現(xiàn)二級或三級審批:
二級審批: 項目經理提交項目收文處置意見至組長審核，組長提交項目收文處置意見至部長簽發(fā);
三級審批: 項目經理提交項目收文處置意見至組長審核，組長提交收文處置意見至部長審核，部長提交至中心級領導簽發(fā);
審批流轉意見及收文日期等記錄由系統(tǒng)自動生成。項目收文流程圖如圖 3，項目收文審批界面如圖 4。
2. 3 廠內單位處置
廠內相關單位收到文件后，可在線填寫處置意見，亦可形成線下分析報告、處置方案等資料并上傳至項目經理處。
2. 4 歸檔
項目經理判斷項目收文處理完成后進行下一步項目收文歸檔，完成項目收文的閉環(huán)管理。歸檔后可按設定條件，如收文編號、經辦人、發(fā)件單位、收文日期、主題關鍵字等進行查閱，亦可導出項目收文臺帳。
2. 5 實施效果
項目收文在線錄入、審批，尤其是 OA 平臺實現(xiàn)了廠內單位在線分發(fā)、在線處置一條龍流程，大幅提升了全廠各線條工作效率，保證了項目收文處置效率、提高了用戶滿意度; 收文歸檔后，查閱便利，保證了項目收文的完整性與可溯性。
3 項目過程文件歸檔模塊
要求項目經理將除項目收文和項目發(fā)文外的重要項目管理過程文件進行及時歸檔，以確保項目基礎數(shù)據的完備性、原始記錄的完整性、資料歸檔的及時性，包括但不限于商務合同、技術協(xié)議、項目綜合計劃或者專項計劃、用戶接待安排及計劃、設計評審會議紀要、設計聯(lián)絡會議紀要、交貨協(xié)調會議紀要、項目啟動會議紀要、項目專題協(xié)調會議紀要、款項催收會議紀要、電廠工程進度報告 ( 附照片) 、工廠生產進度報告 ( 附照片) 、出差報告 ( 附照片) 等過程文件。
3. 1 期量標準
要求項目經理生成項目文件 7 天內完成歸檔，由組長負責督促、協(xié)調，每月 15 日、30 日牽頭檢查，結果報 送 火 電 項 目 部 領 導 及 項 目 管 理 中 心領導。
3. 2 命名規(guī)則
采用 “集團” + “電廠” + “類別關鍵字”的方式，例如: “中興蓬萊項目交貨協(xié)調會紀要”，以方便檢索。
3. 3 文件取號
編號規(guī)則如下:
文件類別編碼: 1 位，C ( 合 同) 、T ( 表 格( 計劃) ) 、M ( 紀要) 、Ｒ ( 報告) 、F ( 傳真) 、D( 其他文件) 。
項目管理中心代碼: 固定為 62。
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