［摘 要］通信行業(yè)項目管理經(jīng)營范疇寬廣，集成服務(wù)項目具有種類繁多、流程節(jié)點復(fù)雜等鮮明特點。作為通信企業(yè)要提高企業(yè)經(jīng)營效率，保證項目良性發(fā)展，實現(xiàn)項目利潤最大化，推行項目信息化管理極為重要。基于 PMP 系統(tǒng)的項目信息化管理平臺，以多項目管理為對象，以項目過程管理為主線，實現(xiàn)項目管理流程系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化，提升經(jīng)營管理者的綜合項目管理能力和水平，指導(dǎo)企業(yè)內(nèi)部高效運營，為項目經(jīng)理人實行項目組織成員的績效考核和企業(yè)經(jīng)營者謀劃公司的發(fā)展提供決策依據(jù)。
［關(guān)鍵詞］PMP；信息化；系統(tǒng)化；規(guī)范化
1、研究背景
通信服務(wù)無區(qū)域界限，通信服務(wù)行業(yè)從地域分布看，其覆蓋范圍寬廣，存在點多、面廣的特點。從管理層級看，項目管理貫穿整個領(lǐng)導(dǎo)層及基層員工，自上而下涵括項目部總經(jīng)理、項目部部門經(jīng)理、代表處客服經(jīng)理、代表處項目經(jīng)理和基層工程人員等 5 級，管理層級多，管理鏈條長，結(jié)構(gòu)不順暢。由于缺乏統(tǒng)一有效的管理系統(tǒng)，往往出現(xiàn)項目管理過程出現(xiàn)脫節(jié)，管理長期處于失控狀態(tài)，更不用說在項目進度管理、過程管理、文檔管理等方面的信息化管理。
為了實現(xiàn)項目全過程、精細(xì)化管理，使各層級管理人員都能方便、快捷地進行相應(yīng)層次項目管理的操作、查詢和分析，提高項目信息的集成度、及時性、準(zhǔn)確性和完整性。本文探討的項目信息化管理平臺，對項目管理的各個流程節(jié)點進行可視化監(jiān)控，實現(xiàn)企業(yè)級項目管理的宏觀掌控、智能分析，指導(dǎo)公司內(nèi)部 KPI 考核，為項目管理層提供決策依據(jù)，全面提升項目運營質(zhì)量及企業(yè)經(jīng)營效益。
2、PMP 項目信息化管理系統(tǒng)技術(shù)方案
2.1總體方案
以項目進度引擎、工作流引擎、文檔引擎來驅(qū)動整個項目信息化管理的功能需求，結(jié)合行業(yè)自身特點及企業(yè)信息化管理需求，構(gòu)建一體化的管理工作平臺，如圖 1 所示。以多項目管理為對象，以項目過程管理為主線，實現(xiàn)多項目、多層級、多角色、全領(lǐng)域及多業(yè)務(wù)集成的項目信息化管理。圍繞項目管理人、機、料等基本要素，實現(xiàn)可視化的過程監(jiān)管，以提升項目運營效益。
圖1 總體方案
2.2 功能架構(gòu)體系
以流程驅(qū)控業(yè)務(wù)落地，各任務(wù)節(jié)點之間環(huán)環(huán)相扣，設(shè)立“流程 + 表單”的任務(wù)節(jié)點管控機制。采取分層級的管理模式，將項目過程分解至流程管理、進度管理、資源管理、物料管理、收入成本管理、預(yù)算核算管理、溝通管理以及知識文檔管理等各業(yè)務(wù)單元，各業(yè)務(wù)子單元按照計劃工期、計算工期以及實際工期，自動監(jiān)控預(yù)警項目進度，全流程、全節(jié)點可視化監(jiān)管，進行實時風(fēng)險評估分析并預(yù)警，確保項目有條不紊落地執(zhí)行，質(zhì)量可觀可控，如圖 2 所示。
圖2 功能架構(gòu)體系
2.2.1 項目工作流程管理
PMP 信息化管理系統(tǒng)，按照項目全生命周期管理特點分為三階段十節(jié)點。以工作流來驅(qū)動項目執(zhí)行，每上層節(jié)點下設(shè)有若干個下層節(jié)點，各個節(jié)點以任務(wù)發(fā)起、分配、接收、完成、審核和提交為工作流進行業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)，如圖 3 所示。不同階段、不同節(jié)點，參與人員的角色不同，執(zhí)行的工作內(nèi)容不同。通過工作流的全程可視化監(jiān)管，實現(xiàn)在項目各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)的過程、進度、成本費用、資源及質(zhì)量方面進行環(huán)環(huán)相扣、精細(xì)管理。
圖3 項目工作流程管理
2.2.2 項目工程報表管理
針對項目組不同角色對項目過程管控的需求不同，設(shè)置不同報表的管理權(quán)限，并結(jié)合項目過程管控節(jié)點，包括工程月報、工單報表，以及新增的資源報表、項目（組）核算報表和其他輔助性報表（已辦 / 待辦流程統(tǒng)計表）等各類功能報表 27 張，如圖 4 所示。通過報表統(tǒng)計分析，對項目進度、過程、資源、項目費用以及項目風(fēng)險等進行數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計分析，完美呈現(xiàn)項目過程管理。以報表信息反饋行業(yè)發(fā)展趨勢、利潤空間、潛在風(fēng)險等，指導(dǎo)企業(yè)管理者及時做出市場趨勢預(yù)判，優(yōu)化項目資源，降低經(jīng)營風(fēng)險。
圖4 項目工程報表管理
2.2.3 項目物料盈虧管理
通信集成服務(wù)項目資源、項目成本的管控重心在物料。信息化的項目管理系統(tǒng)對物料資源從采購環(huán)節(jié)到物料投放至具體項目使用的末端，從物料采購、出入庫、領(lǐng)退料等各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)全流程可視化管控，如圖 5 所示。通過建設(shè)工程設(shè)計（變更）數(shù)量、實際項目庫存與審計數(shù)量的核查比對，系統(tǒng)自動檢測應(yīng)退與實退數(shù)量一致性，對超額未退物料資源進行主動提醒，通知項目組負(fù)責(zé)人退料，逾期應(yīng)退未退者實行通報考核。以項目組、分公司、物料庫存點等為統(tǒng)計維度，定期清查物料資源庫存、盈虧以及流向，形成報表下發(fā)項目節(jié)點關(guān)鍵人，做到全域范圍內(nèi)物料資源的一本明目帳，詳細(xì)記錄物料資源何時、何地、何人領(lǐng)取，做到隨時隨地可溯源、可追蹤。
圖5 項目物料盈虧管理
2.2.4 項目資產(chǎn)流動管理
項目資源管理的主旨在于讓人、機、料在項目建設(shè)過程中得到合理、高效的利用，利用最少的資源實現(xiàn)最大化的效益。
（1）人員報工管理。人員報工管理以公司層、分公司層和項目組層 3 個層次為統(tǒng)計維度，及時反饋項目資源的消耗情況，為項目管理者和個人進行資源負(fù)載、項目成本的控制分析提供支撐（圖 6）。協(xié)助項目經(jīng)理對底層項目負(fù)責(zé)人及員工的工作負(fù)荷及人均產(chǎn)出效益進行評估優(yōu)化，提升項目整體效益。
圖6 人員報工管理
（2）車輛、儀表管理。車輛、儀表管理通過領(lǐng)用登記和使用報工工時相結(jié)合，系統(tǒng)基于項目成本測算模型，直接折算出儀表、車輛的使用費，該費用和項目負(fù)責(zé)人報工工時折算的費用相加形成該項目的期間費，如圖 7 所示。在單項目核算表中，可以實時掌握項目資源的投入情況，與預(yù)期偏差較大時，及時進行資源調(diào)整優(yōu)化，實現(xiàn)資源最大化利用。
圖7 車輛、儀表管理
2.2.5 項目文檔資料管理
PMP 系統(tǒng)基于 3 張表，實現(xiàn)項目組織過程中無形資產(chǎn)的高效管理。其中，公共文檔側(cè)重項目經(jīng)驗、知識分享；常規(guī)與非常規(guī)項目文檔作為項目執(zhí)行各節(jié)點的交付物，用于項目過程資料記錄、真實性驗證、付費憑證及后期審計等，做到隨時隨地可以復(fù)原項目組織過程節(jié)點，實現(xiàn)對項目全過程進行留痕追蹤，如圖 8 所示。在資產(chǎn)梳理留檔、人才能力培養(yǎng)優(yōu)化方面，起到極為重要的作用，為企業(yè)長久健康發(fā)展提供了原動力。
圖8 項目文檔資料管理
3、結(jié) 語
PMP 信息化管理系統(tǒng)，從項目管理的經(jīng)濟效益到項目管理的經(jīng)驗積累分享，在管理者對企業(yè)長久健康發(fā)展的決策方面提供科學(xué)指導(dǎo)；在公司人才培養(yǎng)、企業(yè)管理能力提升等方面，具有不可預(yù)估的價值。通過研究推行 PMP 信息化管理系統(tǒng)以來，公司經(jīng)營效益年年創(chuàng)新高，在承接的百億級項目中，人均效益逐年翻番。在行業(yè)市場中，客戶服務(wù)口碑連年創(chuàng)優(yōu)，連續(xù)多年在各大中型項目、行內(nèi)知名服務(wù)商的評選中脫穎而出，連獲嘉獎。
主要參考文獻
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［4］盧有杰.現(xiàn)代項目管理學(xué)［M］.北京:首都經(jīng)濟貿(mào)易大學(xué)出版社,2004(本文于2018年發(fā)表于《中國管理信息化》)
