摘要:從現(xiàn)代制造業(yè)的角度出發(fā),闡述了我國大型制造型企業(yè)采取以縱向(行政管理)與橫向(項目管理)相結合的辦法來協(xié)調與管理項目的組織結構,處理專業(yè)與任務之間關系的項目組織特點,著重闡述了MY4.8230型離心式煤漿泵研發(fā)項目的矩陣型組織結構及其創(chuàng)新特點。
關鍵詞:制造型企業(yè);項目;組織結構;創(chuàng)新
影響我國企業(yè)項目組織結構設計的因素很多,通常主要取決于生產(chǎn)力水平和技術的進步。組織結構的設置還受規(guī)模的影響,組織規(guī)模越大,專業(yè)化程度越高,分權程度也越高[1]。組織所采取的戰(zhàn)略不同,組織結構模式也不同。
1 我國大型制造型企業(yè)項目組織特點[2]
我國很多大型制造型企業(yè)從實際國情出發(fā),采取以縱向(行政管理)與橫向(項目管理)相結合的辦法來處理項目組織結構,協(xié)調專業(yè)與任務之間的關系。縱向是企業(yè)有關行政部門的指揮線,橫向是企業(yè)項目的技術指揮線,縱橫交叉形成矩陣,這種職能組織結構和項目組織結構交互并存的形式是把按職能劃分部門與按項目劃分的部門組合起來,相互作用,相互滲透,吸取了按學科和按任務安排組織結構的優(yōu)勢,避免了兩者獨立構成組織結構的短處,成為行之有效的大型制造型企業(yè)項目組織結構和管理的形式。
矩陣型組織的結構能最大程度地發(fā)揮其優(yōu)勢的條件是:①生產(chǎn)的產(chǎn)品復雜,涉及到多種技術,而且技術不斷更新和發(fā)展,產(chǎn)品需要多個職能部門的支持;②產(chǎn)品線之間存在共享的稀缺資源的壓力。在多個產(chǎn)品共同使用人員和其他資源方面,有很大壓力;③項目組織的環(huán)境條件是復雜和不確定的。外部環(huán)境變化頻繁,部門之間高度依存,在縱向和橫向方面都有大量的協(xié)調與信息處理工作。
2 MY4.8230型離心式煤漿泵研發(fā)項目矩陣型組織結構的創(chuàng)新
MY4.8230型離心式煤漿泵的研發(fā)項目是上海電氣(集團)總公司研發(fā)煤制油成套設備許多項目中的一個子項目,它是煤直接液化裝置中的介質輸送泵。而煤制油成套設備中的大部分項目可以說都是復雜產(chǎn)品研發(fā)項目(見表1),MY4.8230型離心式煤漿泵研發(fā)項目符合矩陣型組織結構最大程度發(fā)揮其優(yōu)勢的3個條件:產(chǎn)品復雜、稀缺資源的壓力以及環(huán)境的不確定性。
表1 煤制油成套設備項目
從宏觀上看,MY4.8230型離心式煤漿泵的研發(fā)項目從系統(tǒng)工程技術與模式出發(fā),以縱向與橫向相結合的方式,處理專業(yè)部門與項目任務之間的關系,減少橫向和縱向的中間環(huán)節(jié),縱橫交叉形成矩陣,使之基本上具備了矩陣組織結構的雛形。鑒于MY4.8230型離心式煤漿泵研發(fā)項目的個性特點,結合大型制造業(yè)企業(yè)的管理實踐,MY4.8230型離心式煤漿泵研發(fā)項目矩陣組織結構的設計在矩陣組織結構的基礎上作了創(chuàng)新性的處理,而這種組織結構的創(chuàng)新是以強矩陣組織結構的理論為基礎,以企業(yè)項目管理實踐為指導,使之理論與實踐科學相結合,同時也比較符合國情、廠情的項目管理模式,其組織結構形式如圖1所示。
從微觀上看,MY4.8230型離心式煤漿泵研發(fā)項目矩陣組織結構有以下特點:
(1)在橫向方面,本項目將項目經(jīng)理職能分解成兩條平行的指揮線,同時,設有項目辦公室和項目研制組。
(2)在縱向方面,有企業(yè)內(nèi)部的技術部和各公共服務平臺以及為達到本項目的目標提供各種技術支持的合作企業(yè)團體。
(3)由項目經(jīng)理職能分解而成的“兩總指揮系統(tǒng)”。
項目經(jīng)理與部門經(jīng)理的職責不同,在矩陣組織形式中[3,4],可以明顯看到項目經(jīng)理與部門經(jīng)理的差異,項目經(jīng)理對項目的計劃、組織、實施負全部責任,對項目目標的實現(xiàn)負終極責任。而部門經(jīng)理職能對項目涉及本部門的部門工作施加影響,如技術部門經(jīng)理對項目技術方案的選擇,設備部門經(jīng)理對設備選擇的影響等。因此,項目經(jīng)理對項目的管理比起部門經(jīng)理來更加全面系統(tǒng),要求他或她具有系統(tǒng)思維的觀點。另外,項目經(jīng)理與項目經(jīng)理的經(jīng)理或公司總經(jīng)理職責也不同[5],項目經(jīng)理是項目的直接管理者,是一線的管理者,而項目經(jīng)理的經(jīng)理或公司的總經(jīng)理是通過項目經(jīng)理的選拔、使用、考核等來間接管理一個項目的。
MY4.8230型離心式煤漿泵研發(fā)項目管理中,項目經(jīng)理的角色一分為二,由總指揮和總設計師兩人分擔,這是由項目的復雜性來決定的,也是符合我國國情和大型制造業(yè)的實際情況的,復雜產(chǎn)品的技術和計劃協(xié)調所需要的力度之大、范圍之廣、任務之重,不是任何一個人單槍匹馬、孤軍奮戰(zhàn)所能解決的,而是需要特殊的團隊力量,共同協(xié)調,互相促進才能做好的工作。MY4.8230型離心式煤漿泵研發(fā)項目管理中“兩總系統(tǒng)”是存在于MY4.8230型離心式煤漿泵研發(fā)項目矩陣組織結構之中的“技術”與“行政”兩個平行條線,這個系統(tǒng)對項目經(jīng)理所承擔的任務進行了科學的分解,總設計師擔任技術總指揮,總指揮擔任行政總指揮。總設計師是主管項目技術決策與總指揮的人,是技術工作的組織者和指揮者,統(tǒng)一組織、協(xié)調、決策,工作中既對任命單位負責,也對同級領導負責。總指揮是主管項目的行政指揮系統(tǒng)的人,負責該項目的組織實施,以確保該項目研制任務在給定指標下按時按質按量完成。項目總指揮對任命單位以及同級行政領導負責。
圖1 MY4.8230型離心式煤漿泵研發(fā)項目矩陣組織結構
項目的“兩總系統(tǒng)”體系是項目相互促進、相互協(xié)調、齊抓共管的統(tǒng)一體,比較項目經(jīng)理與“兩總系統(tǒng)”的關系,可以發(fā)現(xiàn),兩者有相同的責任制、全領域和全覆蓋的管理共性,兩者的本質是相同的,但后者的分工更明確、責任更到位,效率更明顯。
(4)MY4.8230型離心式煤漿泵研發(fā)項目組織結構中的項目辦公室。
項目辦公室[6,7]可以定義為一個協(xié)助項目經(jīng)理達到項目目標的組織實體,它對項目進行計劃、估計、安排行程監(jiān)控與控制。實際上,項目辦公室的作用是支持項目經(jīng)理的工作,為項目經(jīng)理制定標準和指導方針,收集項目管理相關的數(shù)據(jù),進行整理,并向有關責任部門匯報。項目辦公室應該確保項目與組織的戰(zhàn)略和愿景一致。項目管理辦公室(ProjectManagementOffice)作為企業(yè)項目管理中一種常用的組織形式,在實際應用中對這一組織形式存在著各種不同的叫法,常見的有:項目支持辦公室(Pro2jectSupportOffice);計劃支持辦公室ProgramSupportOffice);項目辦公室(ProjectOffice);項目管理支持辦公室(ProjectManagementSupportOf2fice);計劃辦公室(ProgramOffice)等。
項目辦公室的作用是支持項目經(jīng)理的工作,為項目經(jīng)理制定標準和指導方針,收集項目管理相關的數(shù)據(jù),進行整理,并向有關責任部門匯報。同時,它還要將項目整個運作過程的信息向項目經(jīng)理進行反饋[8],圖2是一個典型制造項目的項目辦公室在項目所經(jīng)歷的幾個主要階段及其運轉過程中向項目經(jīng)理反饋信息的情況。
圖2 制造項目的運轉過程及辦公室信息反饋
MY4.8230型離心式煤漿泵研發(fā)項目的項目辦公室除了要貫穿制造項目的運轉過程及負責有關信息反饋以外,還要掌握從項目落地研究到項目文本資料歸檔的整個流程,如圖3所示。
圖3 MY4.8230型離心式煤漿泵研發(fā)項目流程
MY4.8230型離心式煤漿泵研發(fā)項目在管理流程中,項目辦設立了4個控制點和2個停止點。
控制點要求:①項目承擔單位。不僅要具備一定的技術和裝備能力條件,更重要是企業(yè)領導要有信心、決心,這是確保項目順利展開的要素。②簽訂攻關框架協(xié)議書。簽訂單位不僅要明確協(xié)議背景、專項資金的投入方式,而且對攻關中必須履行的權利與義務要積極響應。③月度計劃進度與經(jīng)費投入,這是確保項目信息追蹤的要素。④鑒定與驗收,必須達到有關要求才能實施。
停止點要求:①項目方案評審。是審核項目最終實施的保證,沒達到要求不能進入下一步程序。②單體項目中期節(jié)點目標。抓項目進度,確保項目按期完成的橋梁,必須做到。
3 結 語
制造項目的管理是衡量制造型企業(yè)總體管理水平的直接標準,而制造型項目的組織結構又是構成項目管理的重要組成部分,所以項目的組織結構創(chuàng)新是企業(yè)創(chuàng)造效益的原動力。MY4.8230型離心式煤漿泵研發(fā)項目組織結構不僅集矩陣式組織結構優(yōu)點之大成,而且結合我國大型制造業(yè)的實際情況,實現(xiàn)了項目矩陣組織結構的“技術”與“行政”協(xié)同作戰(zhàn)的創(chuàng)新型格局。
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