【摘要】我國的汽車企業在研發項目管理方面還處于探索階段，在競爭激烈、復雜的市場環境中，如何提高汽車新產品的開發能力，項目管理技術的應用起到關鍵性的作用。文章以汽車企業為背景，介紹了東風柳州汽車有限公司商用車技術中心研發項目管理系統的架構、業務流程、主要功能和實施過程，闡述了實施項目管理系統對構建汽車企業信息化平臺的重要性與必要性，并指出在項目管理系統實施過程中應注意的事項，為實施與應用項目管理系統的汽車企業提供借鑒與幫助。
【關鍵詞】項目管理；項目管理系統；汽車企業
０、引言
目前，國內汽車企業競爭格局持續升級，產品更新換代周期越來越短，產品同質化嚴重，顧客對汽車的選擇標準不斷提高，如何在最短的時間內，集中企業的資源，用最低的成本，創造出客戶滿意的產品，是車企面臨的重大挑戰。為了應對挑戰，不少企業在產品開發的過程中引入了項目管理的理論與方法，快速整合資源，響應市場和顧客需求?？茖W合理的項目管理體系的建立與運行將直接影響產品開發的最終結果，因此項目管理團隊的支撐和項目管理工具開始成為企業實施信息化過程中的新熱點。
1、項目背景
東風柳州汽車有限公司商用車技術中心（簡稱技術中心）目前采用的項目管理模式是弱矩陣式，其主要的特點是項目經理，行政人員及項目成員均由兼職人員擔任，項目經理在組織中擁有的職權和可用的資源較為有限，對于過程管控力度較弱。技術中心一直以來主要采用Ｅｘｃｅｌ表格編制工作計劃進行項目管理，包括項目大時程、小時程、年度產品工作計劃，降成本計劃等，從２０１３年下半年開始，技術中心逐步開始采用微軟Ｐｒｏｊｅｃｔ軟件編制項目計劃，部門負責將項目內容按大類、平臺劃分，然后具體到車型計劃，車型計劃再由系統負責人進一步制訂系統及零部件計劃；整付劃采用Ｐｒｏｊｅｃｔ文件鏈接的方式構成，并由人工進行監控。但隨著公司的不斷發展和壯大，研發項目不斷增加，由此帶來的項目管理工作量越來越大，使得弱矩陣式管理模式的缺陷越發凸顯，原有的Ｐｒｏｊｅｃｔ管理手段不能實現多個項目的并行管理目標，無法自動判斷多項目任務之間的資源沖突，也無法快速有效的統計設計人員的工作量與節點完成情況，存在工作量大、效率低、時效性差、信息滯后等問題，已不能滿足研發項目的精細化管理需求。
專業的項目管理系統涵蓋工作任務的分解與分配、資源管理、進度控制、統計分析報表等功能，可以覆蓋組織級項目管理、項目組合管理和項目管理，更好地融合多種成熟的管理模式，固化管理流程，積累知識經驗。技術中心意識到迫切需要實施專業的研發項目管理軟件系統，構建公司研發項目管理信息化軟硬件平臺，支撐技術中心實現多維度、多視圖的項目管理，準確跟蹤項目的進展及人員的任務情況，提高人力資源利用率和節點完成率，并形成高效的項目管理體系，實現項目管理水平的總體提升?；诠镜臉I務需求，通過對軟件公司深入的調研，最終確定采用維普公司的Ｖｉｓｕａｌ Ｐｒｏｊｅｃｔ研發項目管理系統。
２、研發項目管理系統
研發項目管理系統是專門為從事產品研發工作的單位開發的一套研發管理工具，用于所有與研發活動相關的日常工作，重點是研發過程的管理，通過應用計算機網絡信息技術，結合項目管理理論和方法，將研發項目中的進度管理、文檔管理、資源管理等貫穿起來，形成—個研發項目信息共享的平臺。
３、系統實施過程
３.１需求調研
前期的用戶需求調研，是系統方案的確定和項目實施的基礎，是項目日后能否成功的關鍵因素之一。為了充分了解戶的需求，實施團隊采用訪談加文檔資料審閱的調研方式了解用戶需求。訪談主要是從部門代表和項目角色代表兩條線進行，采取問答和受訪者自行闡述需求的方式，以了解技術中心目前的項目模式與管理人員期望。對原有組織及項目文檔資料的查閱，則是實施團隊在前期方談的基礎上，對現有基礎建設的進一步了解，便于分析現有管理方式的優勢與不足。
3．２業務方案確定
實施團隊經過前期的深入調研，根據用戶需求及目前項目管理模式的特點，最終制訂了適合技術中心現狀的業務方案，包括系統總體框架、業務流程、功能模塊、實施計劃等內容。
３．２．１系統總體框架
系統總體架構（如圖１所示）為自下而上的塔形結構，底層為基礎信息建設層，其中包括項目分類、管控流程，預警規則和崗位角色定義等前期規則的制定，以便按照既定的規范進行項目管理，為項目的運行打下基礎。中間層為項目管理層，體現了項目從啟動到項目計劃編制、項目執行與變更直至結項的整個生命周期過程，主要涵蓋了進度管理、資源管理、工時管理、文檔管理、風險與問題管控幾個功能模塊。頂層是系統的分析決策層，主要是根據管理層的需求，從已有的項目數據進行統計分析，直接生成可提交管理層的報表，為管理的決策提供數據支持。
３.２.2系統關鍵功能
項目組根據技術中心研發項目特點從ＶＰ軟件強大的功能中挑選出最符合技術中心現階段項目管理需求的部分功能，配置出獨具特色的ＶＰ系統，既可滿足個性化的業務需求，又可滿足系統的二次開發。
進度管理：項目中任務計劃的逐級分解，增強了項目計劃的可執行性與項目成員參與項目的主動性，系統的預警機制，將項目任務的進度計劃與實際執行完成情況進行對比分析，督促項目任務執行，提醒項目成員及時處理到期任務。
資源管理：通過系統，項目經理與部門經理能實時了解資源的使用狀況，如資源有多少未完成的任務、有多少新任務及哪個時段空閑等，便于管理者及時發現資源沖突及合理安排人力資源，確保項目順利、有序地進行。
工時管理：對項目計劃中的任務工時進行量化和統計，建立了預測工時與項目成員實際所報工時的關聯與對比，項目經理與部門經理可對項目成員的的任務完成情況及投入工時進行審批，作為個人績效的參考依據，極大地調動了項目成員的積極性。
文檔管理：結合項目類型，整理形成各類項目文件夾模板，對項目交付的文檔進行分類管理，相關任務責任人執行提交、審批、發布等操作。在系統中可以通過關鍵字檢索過程文檔，同時支持對文檔版本的管理與瀏覽控制，實現了企業知識經驗的積累和傳承。
問題與風險管理：根據項目的執行情況，分析項目的趨勢，對可能產生的項目風險進行預判，提醒項目管理人員及時采取應對措施；根據相關問題管理流程和需求，建立了統一的問題管理平臺，項目組可在系統中完成問題輸入、處理和過程跟蹤管理，利用系統的協調功能，用最短的時間解決問題，并將處理后的問題答案轉化為企業的知識。
報表功能：該功能主要通過二次開發實現，采用圖表形式，對部門、科室、個人的工作量和節點完成率等情況進行統計，為后續的績效考核、量化管理提供參考，通過各類報表實時監控分析項目的運行狀況，隨時監督項目的執行，對統計及提高項目實施節點完成率提供系統支持。
3.2.3業務流程
項目在系統中運轉依靠的是業務流程，項目組根據目前的產品項目開發流程，以項目角色和項目生命周期為主線，繪制了中心的業務流程圖并植入系統，對項目實施過程管理。業務流程如圖2所示。
3．３項目實施
為保證項目實施質重，項目分為２個階段實施。第—階段為輸入階段，即將現有項目數據逐步輸入系統中，此階段可以讓用戶在錄入基礎數據的過程中對系統有更充分的了解，進而才能提出更明確的改善需求。第二階段為輸出階段，也是定制開發階段這一階段軟件公司會再次進行用戶需求收集，根據用戶的優化需求與報表需求，在原系統的基礎上進行進一步定制開發，輸出用戶所需報表數據，使系統功能滿足用戶需求，更利于項目管理工作的開展。
4、目實施重點與難點
4.1業務流程的確定
技術中心在確定使用研發項目管理系統之后，重新梳理優化了現有產品開發流程，并把流程植入項目管理系統中，要求落實到產品開發的各個階段，使項目團隊中各角色都明確自己在開發過程應該做什么、怎么做，這是項目實施的重點，為先期決策正確性和后期目標一致ｔ提供了重要保證，減少了無效勞動，提高了效率。
４．２系統基礎信息建設
只有打好基礎，才能筑好上層建筑。在實施研發項目管理系統前，技術中心的項目管理存在標準不統一，項目分類，管控過程、簽批流程、預警規則、生命周期定義，崗位角色定義等并沒有明確定義的問題，在系統中無法管控，系統實施后項目組對—些原來沒有的或者定義不清、未規范統一的概念及流程進行重新梳理定義，形成適合技術中心現狀的科學的管理模式，并在系統中出現，以便按照既定的規范進行項目管理，提高管理效率。
４．３培訓與宣貫
在系統實施過程中，分別組織了系統管理員培訓、關鍵用戶培訓、全員使用培訓等多次培訓，通過試用系統不斷地測試，持續對系統進行優化完善，滿足用戶的要求。新系統的推行，用戶容易產生抵觸情緒，推進部門需加大培訓和宣傳力度，并尋求領導層的支持，這是推行新系統的有效手段與關鍵的步驟。
４.4管理規范及制度保障
完善的管理制度是保證系統上線后得以正常運行的關鍵，項目實施以后，項目組完善了原有的《計劃管理辦法》重新整理原有的任務計劃模板，并根據新的管理模式，制定了高層計劃管理模板，用以指導項目計劃的編制。同時，制定了《工時管理辦法》和《項目管理系統應用規范》。《工時管理辦法》明確了各項主要工作的有效工時標準激勵員工有效地完成各項規劃工作，保證主要工作順利展開；《項目管理系統應用規范》則規定了項目管理的管控流程、業務流程及審批流程，明確了在系統中一個項目從立項到結項生命周期全過程的操作流程，強化項目過程管理，起到了指導用戶操作的作用，規范了項目管理系統的應用，保證了項目管理工作的順利開展。
4.5與現有系統集成
研發項目管理系統不是一個孤立的系統，需要與現有的ＰＤＭ／ＰＬＭ、文檔管理等系統集成，實現交付物與項目進度的關聯，才能根據交付物的輸出狀態判斷任務的狀態，更好地把控項目進展，保證系統長期有效地運行。因此，在系統選型和規劃的過程中，必須考慮后續的擴展和集成問題。
5、應用效果
通過逐步推進研發項目管理系統的上線應用，所有研發項目也相贓系統中進行管理和維護，實施項目管理軟件對提升項目管理水平的作用也日益凸顯。
（1）提高了資源控制效果：各項目人員的時間資源在系統中有機地關聯起來，避免沖突及過渡分配，進而使整個技術中心，項目的資源使用更加合理、準確。
（２）提高了項目監控效率：及時監控、及時處理，將項目任務的進度計劃與實際執行完成情況進行對比分析，督促項目任務執行，使項目成員能及時處理到期任務。
（3）提高統計分析能力：提供多維度自定義報表，充分利用項目管理系統數據生成提交管理層及上報公司的各種統計報表，并支持不同統計維度的定義和報表處理，適應報表的變化需要，節省了人工統計報表的時間，降低了管理成本。
（4）項目質量：系統通過將相關開發流程規范化，使用模板，項目任務及過程得到規范統一，能有效地保證項目質量。
（５）提升項目節點完成率：采用系統進行項目監控及管理，從項目監理，任務分解，資源管理，項目監控，風險管理等多個角度建立多維有機的項目管理，為保證項目進度提供有力支撐，可以在一定程度上提升項目節點完成率。
本系統建設的目的是為了規范工作流程，提高工作效率，系統本身雖然不產生直接經濟效益，但是由于該系統是項目管理的重要支撐之一，有利于提高資源控制效果、降低管理成本，同時快速，直觀的風險預警分析，項目實時監控等有利于提升各層級人員的工作效率，這無疑會為企業帶來巨大的間接經濟效益。
6、結語
研發項目管理系統的實施主要是將研發項目管理方法、流程、定義、模板及過程規范化、標準化，將項目日常運行納入信息化平臺管理，通過平臺共享，客觀地反映出項目信息，通過項目的可視化管理，增強項目計劃的可執行性與項目成員的主動性，最終形成高效的項目管理體系，實現從單個項目離散級管理到全組織級項巨管理水平的跨越提升。(本文于2016年發表于《企業科技與發展》)
