項目管理工具MS Project使用經驗

2019-12-06 來源：jin_zhang

MS Project是一個經典的項目管理工具，它以使用簡單、易用得到廣大項目管理人員的肯定。但在實際工作中很多項目管理人員并沒有將MS Project的功能與項目管理的精髓進行結合來指導項目進度計劃的制定，結果導致做出的項目進度計劃“看上去很美”。

為什么每個項目都要先制定項目進度計劃？因為項目進度計劃的制定可以使項目經理、高層經理、客戶、業主等所有項目干系人對項目的結果充滿信心，在項目未開始前就可以看到項目的結果。因此，項目管理人員制定的項目進度計劃一定要準確并具有可執行性，否則項目進度計劃就成了空談，直接導致項目進度計劃不停的變更或棄之不用，最終造成項目失控。

在使用MS Project制定項目進度計劃時，很多項目管理人員通常只做2件事：創建任務，給任務添加資源。就算項目的任務都經過了WBS分解，而且項目結束時間也符合要求，那么這樣的項目進度計劃仍然可能不具備實際的可操作性。在此必須強調的是：使用MS Project時不能只看Gantt圖，還必須使用“Resource Usage資源使用情況視圖”來驗證項目計劃的合理性和可操作性。

例如某項目需要3個項目成員在10天內完成一個工程，項目經理制定的進度計劃如圖1所示。當看到這份進度計劃時，任何人都不會覺得有什么問題，大家都覺得項目勢必是成功的。

圖1 某項目進度計劃Gantt圖

但實際情況卻不是如此，項目管理人員如果打開MS Project的“Resource Usage資源使用情況視圖”就會發現項目進度計劃中存在非常嚴重的問題。如圖2所示，紅色方框的區域是該項目成員沒有工作任務；藍色橢圓區域是項目成員要不工作量不足，要不工作量大的連加班都不可能完成。

通過MS Project提供的這2個視圖就可以體現制定項目進度計劃的精髓：“不但要在合理的時間內完成項目，而且在資源使用時達到平衡的效果”。

圖2 Resource Usage圖

除了以上2個視圖外，MS Project還提供了制定項目計劃非常有用的一些小工具。

1、設置關鍵路徑：打開【Format】-【Gantt Chart Wizard】菜單，如圖3所示，MS Project可以自動生成項目進度計劃的關鍵路徑，關鍵路徑上的任務會使用紅色進行標示。關鍵路徑的設置對于項目經理監控項目是非常有用的。

圖3 設置關鍵路徑

2、多項目間資源共享：多項目共享某個資源的情況在實際工作中是非常常見的，例如：美工會參與多個項目的UI設計。但公司又沒有使用Project Server，那么該如何對項目的共享資源進行合理使用呢？打開【Tools】-【Resource Sharing】-【Share Resources】菜單，如圖4所示，可以將其他項目的進度計劃中資源使用情況與本項目進行合并，這樣就可以對項目資源進行有效的使用和平衡。

圖4 共享多項目資源

雖然MS Project有著強大的功能，但是制定一份合理、有效的項目進度計劃卻是個復雜的過程。他牽扯到對需求的WBS分解、項目規模的估算、資源能力的識別、資源日歷的定義、任務時間的估算等諸多環節，這些環節中需要使用到不同的知識、工具和方法，MS Project只是這個環節中使用到的一種工具而已。

本文主要介紹如何使用MS Project來制定并評判項目計劃的可行性，以及MS Project中的一些有實用價值的常用功能，希望廣大項目管理人員在閱讀本文后可以提高制定項目進度計劃的能力，使項目進度計劃具有切實的指導價值。

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