你知道你的項目管理軟件有多好嗎？我猜你會覺得你知道了所有的功能，但現實中普遍的項目經理，只用上了少半工具中所給予的功能。
新型的項目管理程序會專注在提供十分優秀的功能，是一次又一次的你確需要和想要去用的，把那些系統膨漲的功能拿走，多數人就無需要去用了。其它的工具就保留著大量可修改，和在公司中可靈活使用的功能。無論你現時的工具是怎樣，我猜在選單的對象中仍然有些加載的功能，是你從未曾點擊過的！
知道如何使用你項目管理軟件的所有功能，會讓你更容易的去安排你的項目。這些竅門會幫助你，更快的制定你的計劃，和幫助你能真正飛越你的項目管理任務！
1. 更新人力資源日程
資源日程展示出你人力資源的標準（預載）工時，就如9am到5pm，星期一到星期五。它們亦會顧及假期的非工作時間，如春節假期。
當你在執行項目資源計劃時，很重要的是要把非工作時間也考慮進去，所以更新人力資源日程是精粹。你需要考慮到并非每個人都像你一樣的地方假期，特別是如果你在國際性或者分散性的團隊中。用你的人力資源日程去制定國家性的專門假期，這會幫助你能避免，在他們正常不在辦公室時，分配任何工作給海外的人力資源。
如果你喜歡，讓你的人力資源能接觸去管理他們自己的日程。這樣的好處是他們能把他們自己的放假時間加進去，并且幫助你作項目安排。
2. 使用提醒
當有事發生時，項目管理軟件可以電郵提醒給你。很多人很擔心的是這種「公眾媒體」功能上會有數據超載，或者是他們不能控制接收數據的數量。當然，這是不正確的，你可以把關上的提醒打開，這樣你就可以巧妙地控制你所發出的數據了。
提醒可以制定來告訴你，任務已經完成、剛開始或者是超時了。自定義適合你需要的提醒，比一起避開它們更好。
3. 個性化屏幕
改變顏色、加上你公司的標志或者上載你項目團隊成員的照片，很多項目經理并不意識到，當要作個性化時，他們網上項目管理軟件是可以如何的靈活。
項目團隊個性化的經驗，通常都只會變得更好！有趣的是，看到你的同事在他們評論的對象旁彈出一幅圖像。當你可以看到和你說話的是誰，這讓協作的努力看來會少些困難！
4. 創建網上活頁夾
文件儲存是任何項目信息策略中很重要的部份，你需要在一瞬間就能把文件找出來，這意味著要創建一個適合你的存盤系統，建立活頁夾，并善用它們。
用樣要善用預載的活頁夾，例如，收件夾（out-of- the-boxfolders）可以自動設定來儲存，你在系統中建立的文件副本，很好的例子是以一個文件來儲存所有你的項目報表，而并非是儲存項目進度信息的報表，或者是在一個與該月完成了的工作的活頁夾中，為所有你的報表建立起活頁夾。然后如果你再不需把它們找出來，這就容易了—它們所有都可以放在一個地方。在你系統中自動執行的好處，是你甚么都不用做，就能移動報表！
5. 工作及匯報
你是否知道，你可以在背后作報表的嗎？你不需要盯著屏幕，去等候你的報表過程。當產生報表通常是甚為實時的，如果你要從一個大型項目中抽出數據來，或者要求系統送回很多行復雜信息，這要用上好一會。
當你報表運作中，并很著要做一些工作時，從屏幕中瀏覽，你會注意到，當你的報表完成后，你就可以繼續做了。
6. 學會有關功能帶
功能帶是一套在屏幕頂端的圖示，你是否知道所有它們是做甚么的嗎？我不知道—在某些程序，我知道所有它們是做甚么的，但在另一些我并不經常用的程序（如微軟Excel），某些十分復雜的功能避開了我，同時我并不了解那些描述意味著甚么。
花些時間去瀏覽功能帶，并看看所有圖示是做甚么的。我能保證你會發現有些你不知道現存的東西，并且在你的工作中你會發覺是很有用的！
如果你的屏幕看來是太繁忙了，同時你想你的項目信息有更多的空間（如果你是在一個細小的屏幕，這會十分有用），你亦可以縮少功能帶。
7. 分享
你的項目管理軟件并不只是為你所用，有一個很大的可能性，根據你所用的工具，你可以和任何人分享數據。分享你的報表、預算信息、時間表、文件和資源分配，這些當與顧問或其他第三方一起工作時，可以是十分重要的。用選項來作內部分享，意味著你可以準許他們接觸你項目的文文件（有你的準許），簡單的以他們的電郵地址。
這里有著各種軟件的竅門和把戲，同時如果你在尋找教程和攻略，YouTube的視頻亦是一個很好開始的地方。為何不去探討你的軟件可以做甚么呢？
