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項(xiàng)目管理軟件選擇的標(biāo)準(zhǔn),益處,以及應(yīng)用需要注意的事項(xiàng)

2019-11-23 來源:時(shí)代名將
7.速度
收集好相關(guān)數(shù)據(jù)資料并且輸入后,軟件就能非常迅速地進(jìn)行幾乎每一種能想出來的計(jì)算。人工創(chuàng)建、修改計(jì)劃、進(jìn)度計(jì)劃和預(yù)算,要花費(fèi)幾小時(shí)、幾天或幾個(gè)星期,但是,系統(tǒng)在分秒之內(nèi)便可完成修改工作,省下的時(shí)間通常足夠來支付軟件的價(jià)格了。
8.假設(shè)分析
進(jìn)行假設(shè)分析是項(xiàng)目管理軟件的一個(gè)超前進(jìn)步的功能,也是它的一個(gè)顯著優(yōu)點(diǎn)。正如前面討論的,假設(shè)分析使用戶可以了解項(xiàng)目中發(fā)生的各種情形的效果。用戶在軟件上運(yùn)行不同的情景,然后做出評(píng)估。這樣,項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)某些偶發(fā)事件就可以做好計(jì)劃準(zhǔn)備,并估計(jì)相應(yīng)的結(jié)果。進(jìn)行假設(shè)分析如果不使用軟件是難以想象,甚至是不可能的。
 
應(yīng)用項(xiàng)目管理軟件的注意事件
盡管使用項(xiàng)目管理軟件有許多益處,但在使用過程中也有一些應(yīng)該注意的地方,同時(shí)盡可能避免其中的一些陷阱。
1.沉溺于軟件程序中
有時(shí),一些項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)沉溺于項(xiàng)目管理軟件。某個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理可能會(huì)把大量時(shí)間投入軟件中,擺弄那些報(bào)表、功能,把工件中最主要的部分-人員拋在腦后。
2.安全錯(cuò)覺
項(xiàng)目管理軟件有時(shí)會(huì)使項(xiàng)目經(jīng)理產(chǎn)生一種安全錯(cuò)覺。主要以幾種方式:首先,項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)認(rèn)為,由于有功能強(qiáng)大的軟件,項(xiàng)目會(huì)管理完成得更出色。其次,如果項(xiàng)目偏離計(jì)劃,項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)認(rèn)為軟件能有辦法讓項(xiàng)目回到正常軌道上來。第三,軟件如果使用不當(dāng),它可能會(huì)顯示項(xiàng)目進(jìn)行良好,但實(shí)際情況卻并非如此,單憑軟件顯示一切正常是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。
3.信息超載
項(xiàng)目管理軟件提供了眾多的功能和大量信息。有時(shí)可怕的數(shù)量能導(dǎo)致危險(xiǎn)局面。應(yīng)該只使用有合適功能的軟件。項(xiàng)目經(jīng)理要克制自已,避免使用某些功能,生成更多的報(bào)表和數(shù)據(jù)資料,卻對(duì)成功地完成項(xiàng)目毫無益處。
4.學(xué)習(xí)曲線
要熟練使用項(xiàng)目管理包,確實(shí)需要花些時(shí)間。所需時(shí)間根據(jù)個(gè)人的不同情況和經(jīng)歷而不同。對(duì)于那些目前不使用計(jì)算機(jī)和商業(yè)軟件的人來說,會(huì)有一個(gè)非常明顯的學(xué)習(xí)曲線。然后,近幾年來,由于軟件越來越易于使用,使得為掌握軟件應(yīng)用而需要的學(xué)習(xí)培訓(xùn)時(shí)間大大縮短了。
5.過度依賴于軟件
由于項(xiàng)目管理軟件的應(yīng)用越來容易和有趣,同時(shí)軟件提供了大量很有吸引力的特性,使得項(xiàng)目經(jīng)理開始過分依賴于軟件。對(duì)項(xiàng)目管理缺乏基本知識(shí)的人有時(shí)使用軟件,但卻不知道軟件的真正用途。如果沒有掌握項(xiàng)目管理的基本概念,軟件就沒有什么意義了。通俗地說,項(xiàng)目管理軟件僅僅是幫助你更有效率、有效果地工作的一個(gè)工具,軟件自己并不能管理項(xiàng)目。你進(jìn)行項(xiàng)目管理,一定要依靠你自己的技能,依靠你的團(tuán)隊(duì)的技能。
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