下面是購買項目管理軟件包時應考慮的一些因素。根據你個人的需要，下面的某些因素相對其他人而言，可能對你會更重要或不十分重要。
1．容量
這主要是考慮系統能否處理你預計進行的項目數量、預計需要的資源數以及預計同時管理的項目數量。
2．文件編制和聯機幫助功能
各個項目管理軟件包的文件編制和聯機幫助功能質量各不相同，差別較大。主要考慮用戶手冊的可讀性、用戶手冊里概念的邏輯表達、手冊和聯機幫助的詳細程度，舉例說明的數量、質量、對高級性能的說明水平。
3．操作簡易性
這一點通常不論選擇在哪種軟件包時都是主要的。主要應考慮系統的"觀看"和"感覺"效果、菜單結構、可用的快捷鍵、彩色顯示、每次顯示的信息容量、數據輸入的簡易性、現在數據修改的簡易性、報表繪制的簡易性、打印輸出的質量、屏幕顯示的一致性，以及熟悉系統操作的難易程度。
4．可利用的功能
一定要考慮系統是否具備項目組織所需要的各種功能。例如，程序是否包含工作分析結構以及甘特圖和網絡圖，資源平衡或均衡算法怎么樣？系統能否排序和篩選信息、監控預算、生成定制的日程表，并協助進行跟蹤和控制？它能否檢查出資源配置不當并有助于解決？
5．與其他系統的兼容能力
在當今的數字化社會里，大量的電子系統日趨統一。如果你的工作環境里，切合數據儲存在各個地方，比如數據庫、電子數據表里，這時就要特別注意項目管理軟件的兼容統一能力。有些系統只能與少數幾種常見的軟件包進行最基本的統一，有些卻可以與分布數據庫甚至對象向數據庫進行高級的綜合統一。另外，項目管理軟件通過電子信箱向文字處理及圖形軟件包轉入信息的能力也會影響到你的決策。
6．安裝要求
這里主要考慮運行項目管理軟件對計算機硬件和軟件的要求：存儲器、硬盤空間容量、處理速度和能力、圖形顯示類型、打印設置以及操作系統等。
7．報表功能
目前各種項目管理軟件系統的主要不同之處是它們提供的報表種類和數量。有些系統僅有基本的計劃、進度計劃和成本報表，而有一些則有廣泛的設置，對各個任務、資源、實際成本、承付款項、工作進程以及其他一些內容提供報表。另外，有些系統更便于定制化。報表功能應給予高度的重視，因為大多數用戶非常注重軟件這種能生成內容廣泛、有說服力的報表的功能。
8．安全性能
有些項目管理軟件有相對更好的安全性。如果安全問題很重要，那么就要特別注意對項目管理軟件、每個項目文件及每個文件數據資料的限制訪問方式。
9．經銷商的支持
要特別注意，經銷商或零售商是否提供技術支持、支持的費用，以及經銷商的信譽。
 

應用項目管理軟件有很多益處。下面介紹一些：
1．精確性
應用項目管理軟件的一個主要益處是可以大大提高精確性。對于大型項目，人工繪制網絡圖、計算起止時間、臨近資源使用情況是非常困難的。項目管理軟件有精確的算法來計算項目信息并設有大量內部例行程序檢查用戶的錯誤。
2．經濟性
基于個人電腦的項目管理軟件售價約400-700美元。這個價格對于個人來說顯得昂貴些，但對大多數業務而言，這樣的軟件確實物有所值。
3．使用簡便
近幾年來，項目管理軟件的操作使用變得極其簡便，稍加訓練就可以完全掌握。這一特點，加上價格能接受，便利項目管理軟件的用戶迅速增加。
4．處理復雜問題的能力
顯然，項目管理軟件在處理大型項目的某些方面（特別是數據方面）確實要比人工簡便得多。對于只有少數活動的短期項目，人工方法也許行得通，但如果項目有數以千計的活動、上千種資源、持續幾年時間，項目管理軟件對如此復雜工作的協助作用就顯得必不可少了。
5．可維護性和可更改性
對人工系統進行項目信息的維護和修改，通常是很麻煩的。例如，對某個項目的管理沒有應用計算機，那么每次發生變化時，項目人員就不得不人工重新設計網絡圖、重新核算成本。利用項目管理軟件數據資源的任何更改都會自動反應到網絡圖表、成本表以及資源頒布表等這些項目文件中。這個功能會經常用到，因為無論你的計劃做得多么完善，在過程中都必定會發生一些變化（至少一點兒）。
6．保持記錄
項目管理軟件的一個主要優點是它能很好地保持記錄。例如，可以保護有關各個團隊成員的進度計劃、各項任務及所用資源的數據資料。在準備優質的報表或將來做計劃時，會用到這些數據資料。但是，用戶必須不斷更新文件，使記錄保持不失去意義。