大創項目管理系統設計及應用

2021-02-04 來源：《甘肅科技》作者：山東青年政治學院教務處劉永

摘要：分析了大學生創新創業項目在實際管理中存在的問題。針對項目管理工作中管理流程多、工作量大、管理情形復雜多樣、資助經費不易管理、各類統計數據不易保存等問題，提出了可以設計一套大創項目管理系統來解決。介紹了大創項目管理系統的設計思路和利用該系統所取得的效果。通過實踐表明，該系統能夠有效簡化工作流程，提升工作效率，減輕管理人員工作負擔，提升大創項目管理水平。

關鍵詞：大學生創新創業項目；管理系統；效果

1 概述

大學生創新創業訓練計劃項目（簡稱 “大創項目”）是國家為了促進高等學校轉變教育思想觀念，改革人才培養模式，強化創新創業能力訓練，增強高校學生的創新能力而成立的項目[1]。近幾年來，各高校對于大創項目的建設和發展都給予了高度重視[2-3]。對于我校而言，教務處承擔著大創項目立項申請、項目中期檢查和項目驗收等環節的組織實施工作。由于項目管理環節多，項目數量多，項目運行周期長，項目資助經費計算復雜等原因，造成大創項目管理較為困難。

為了解決上述問題，提出了一個大創項目管理系統設計方案，并應用到大創項目的實際管理當中。經過實踐證明，利用該系統能夠有效簡化工作流程、提升工作效率、提高工作準確率、減輕管理人員的工作負擔。

2 大創項目管理中存在的問題

2.1 項目管理流程多，工作量大

大創項目可以根據項目類型和項目級別進行劃分，在類型上分為創新訓練項目、創業訓練項目和創業實踐項目；在項目級別上分為校級項目、省級項目和國家級項目。項目的運行周期是 1 到 2 年。大創項目要經歷立項申請、中期檢查和項目驗收 3 個階段。高校的管理部門在每個階段都要組織各學院實施，并為項目負責人計算和發放項目資助經費。每年在項目立項的同時，管理部門還要組織各學院對上一年的項目以及往年的延期、整改項目進行驗收[4]。項目級別不同，其立項時間和驗收時間也不相同。項目運行周期長，項目管理流程多，工作量大給管理人員帶來了不小的工作負擔。

2.2 管理情形復雜多樣

大創項目在實際管理中，允許項目負責人對項目進行延期、終止、變更項目負責人以及變更項目成員等，這些措施雖然使得項目在實施上更加靈活，但同時也加重了管理人員在管理方面的困難。因為無論上述哪種措施，都會影響到項目的驗收和項目撥款。例如，項目延期后，項目的驗收時間也會推遲，項目驗收撥款也會推遲；變更項目負責人后，項目資助經費的撥款對象也發生了變化，這些都要求管理人員想盡辦法做好記錄，以便能夠準確地保證項目的驗收時間節點和經費發放時間節點等，保證項目管理不出差錯。

2.3 資助經費不易管理

1）項目資助經費核算容易出錯[5]。大創項目的項目級別和項目類型不同，其資助經費標準也不同。因此管理人員在核算項目經費時，都要花費不少的時間進行核對以避免出錯。

2）資助經費撥付批次多，周期長，不易管理。在撥付項目資助經費時，經費的撥付貫徹到項目的整個周期，管理人員要按照項目的初期立項、中期檢查和末期驗收 3 個階段分批次發放，每次發放的金額都不相同，因此管理人員每次發放經費撥款時也都要仔細核算撥付金額。

2.4 各類統計數據不易保存

每年的大創項目在驗收完成后，管理部門都要對各類數據進行統計，包括立項的項目數量、各級別的項目數量，各類型的項目數量，驗收通過的項目數量、驗收獲得優秀的項目數量以及項目獲得的各種成果等[6]。通過統計的數據，管理部門能夠掌握項目的實施情況，為來年的大創項目開展制定工作計劃。各類數據需要用各種表格進行統計，如果每年都單獨做表格來保存數據的話，不僅很容易造成數據的丟失，也不方便查找歷年的數據統計結果。

3 大創項目管理系統設計

3.1 系統設計目標

旨在利用大創項目管理系統來簡化大創項目的日常管理和操作流程，通過系統的自動化功能來提升工作效率，減少工作出錯頻率，降低項目和經費管理風險，減輕管理人員的工作負擔。

3.2 系統管理功能

項目管理系統由以下幾個功能組成：

1）項目在研管理。該功能模塊主要是記錄當前正在運行的項目信息、項目負責人賬戶信息和經費撥款信息。項目信息主要記錄了項目的立項年份、編號、名稱、類型、級別、項目負責人姓名、學號、項目運行周期、所在學院、指導老師、參與學生數、項目其他成員信息、項目是否延期、項目是否終止、項目變更記錄、項目中期檢查結果、項目應驗收時間、項目實際驗收時間、學院驗收結論、學校驗收結論等。項目負責人賬戶信息主要記錄了身份證號、銀行卡號、開戶行等信息。經費撥款信息主要記錄了項目資助經費金額以及各階段的撥款金額等。

該功能模塊能夠根據項目的立項年份、項目級別、項目是否延期、項目驗收結果（優秀、合格、不合格、整改）等信息自動計算項目的驗收時間，并能夠根據項目的資助經費金額，自動計算項目的立項撥款、中期撥款和驗收撥款金額。

2）項目已結題管理。該功能模塊主要是記錄已經通過驗收、已經終止和不合格項目的信息。該功能中包含的信息與項目在研管理中的項目

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