在信息化的當今社會,現代企業對跨地區、跨行業的項目管理在如何實現實時通信、協同工作,信息共享等方面提出了許多新的要求,傳統的項目管理已不能適應這些新的挑戰。為此我們從項目管理的內容,項目管理的實時協同過程以及項目管理協同機制的實現等方面,進行了初步的分析與研究,并提出了切實可行的實時協同與實現方案。
一.現代企業項目管理的新內容
現代企業項目管理的內容主要經過以下幾個方面:
申請審批:項目管理從項目立項階段到項目實施階段有許多環節需要申請和審批。申請者向審批者提出一項申請,審批者對所申請的內容進行批復,如果還需要繼續審批,則轉交相關審批者審批,如果審批結束,則將審批結果反饋到申請者處。
任務分配:項目風險承擔者對項目進行階段性劃分,并將整個項目的各個任務進行確認接受,如果認為任務分配不合理,則向任務分配者提出重新分配或者更改任務的申請。任務分配者收到任務執行者的確認信息后,對該任務進行重新分配、確認分配結果等操作。
進度跟蹤:在項目實施過程中項目執行者可以將任務執行中的問題、需要的資源,結果等及時向風險承擔者反映;風險承擔者既可以向項目管理者報告項目進展情況,也可以針對任務執行者提供的任務狀態反映對項目做相應的調整,如更改項目(任務)執行周期、重新分配或調整任務等;項目管理者可以分析各種項目進展情況，及時與風險承擔人協調解決項目實施過程中可能出現的問題。
信息交流:在項目的各個階段都存在許多各種各樣的信息,這些信息在項目成員中的交流或傳送,也是一種協同活動。最常見的是項目文檔的傳送和各種消息的傳遞。
協同發布:項目團隊能夠在協同工作區中建立并發布各類項目信息。通過協同文檔夾,項目成員可以組織那些需要和其它成員共享的項目信息。在協同工作區中,項目成員能夠進行簽入、簽出和文檔級控制來確保用戶使用的是“正確"的信息。
會議討論:項目成員通過在線會議進行項目相關問題.技術以及經驗的交流和討論,實時獲取交換團隊相關的意見.記錄或評論。
二.項目管理的協同過程
協同是協調兩個或兩個以上的不同資源或者個體,共同完成某一項目的過程。.基于協同的項目管理除了項目管理本身的要素之外,主要還在于項目團隊成員的聯系、溝通和協同,因此實現項目管理協同的主要機制有:實時消息交流機制、信息共享機制.任務監控機制、智能代理機制。
⑴)實時消息交流機制
實時消息交流機制在項目管理協同各個階段都發揮著重要作用,是保證項目團隊實時進行交流或溝通的重要機制。在這交流手段中,一般注重兩個方面:一是交流方式是不是實時反饋的,二是交流的內容是否可持久化。而基于互聯網絡的BBS能較好藕足這兩方面要求,因此可將它作為項目管理協同過程中重要的交流方法。
(2)信息共享機制
基于互聯網絡的信息共享是項目管理協同過程中非常有效的分享信息的方式,它能夠以近乎實時的方式向員工提供當前的項目信息。共享機制一般包括三個部分:身份認證.訪問控制和傳輸控制(并發.同步.異步)。
(3)任務監控機制
任務監控就是不斷進行項目進度信息的采集.分析,并反饋到項目相關成員處進行相應的處理。項目負責人通過對任務進度調整、任務查詢等手段即時了解項目的進展情況和執行人的工作狀態。
(4)智能代理機制
智能代理機智就是指計算機或者計算機程序,在某種調度安排下,負責需人工直接操作時的信息收集或提供某些服務，以此來提供有效的業務協同支持，從而協同完成一個共同的任務和合作目標。
三.協同模式及其實現
協同項目管理是基于即時消息傳遞和共享項目信息的協同方式。項目管理的協同主要分消息協同和文件協同兩種模式,它們各自處理信息的過程分別為:
消息協同模式:用戶向服務器發送消息,服務器收到消息后進行解析，如果是傳送給其它用戶的信息,則轉發消息;如果是業務操作消息,則交由業務代理進行處理，并將處理結果存儲到信息存儲器。
文件協同模式(即文件共享與傳輸模式):用戶向服務器發送文件操作命令，服務器收到消息后對操作命令進行解析，并將結果交給文件控制器進行處理。如果是傳送文件操作,由服務器向接收用戶發送接收文件消息,等待用戶接收文件，如果是訪問文件操作，由文件控制器向用戶傳送需要訪問的文件。
四.結論
在信息化時代,跨行業、跨地區的項目管理對企業提出了實時交互、協同工作、信息共享等新的要求,傳統的項目管理已不能充分適應這些新的挑戰。本文首先介紹了項目管理的內容以及在管理過程中的實時協同過程,然后在此基礎上闡述了協同項目管理的實現方案，最后提出實現協同項目管理的方法，為企業的現代化項目管理提供有效、可行的實施方案。
