摘要:文章針對(duì)以往廣西科技項(xiàng)目管理的基本情況,闡述了科技項(xiàng)目管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、組成、功能及特點(diǎn),探討了科技項(xiàng)目管理系統(tǒng)的使用效果,并提出了科技項(xiàng)目管理系統(tǒng)的升級(jí)擴(kuò)展方向,以更好的服務(wù)于交通行業(yè)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。
關(guān)鍵詞:科技項(xiàng)目;管理系統(tǒng);建設(shè);研究
0引言
近年來(lái),廣西交通科技發(fā)展越來(lái)越快,交通科技項(xiàng)目也越來(lái)越多,歷年積累的項(xiàng)目數(shù)據(jù)也在不斷增多,但紙制材料的保存能力有限,導(dǎo)致許多項(xiàng)目的資料缺失,非常不利于管理,通過(guò)電子檔案對(duì)項(xiàng)目資料進(jìn)行保存的需求越來(lái)越高,科技項(xiàng)目管理系統(tǒng)需求也越來(lái)越迫切。由于紙制申報(bào)科技項(xiàng)目流程十分繁瑣,需要大量的時(shí)間讓審批部門和專家、學(xué)會(huì)輪流審查項(xiàng)目,不僅審批效率低,而且還影響公平性。復(fù)雜的申報(bào)流程阻礙了廣西科技自動(dòng)化的發(fā)展腳步,建設(shè)科技項(xiàng)目管理系統(tǒng),解決申報(bào)項(xiàng)目難和申報(bào)檔案不全等問(wèn)題成為一項(xiàng)十分重要的工作。為了能更好的服務(wù)科技項(xiàng)目承擔(dān)單位,保存完整的數(shù)據(jù)資料,建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。
1廣西科技項(xiàng)目管理概況
廣西交通運(yùn)輸廳綜合處從1987年開(kāi)始收集七大類十四小類省部級(jí)來(lái)源的科技項(xiàng)目材料,包括計(jì)劃任務(wù)書、經(jīng)費(fèi)表、計(jì)劃表、驗(yàn)收申請(qǐng)表、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告共計(jì)1300多條紀(jì)錄。其中西部科技項(xiàng)目105項(xiàng),交通廳下文科技項(xiàng)目1100多項(xiàng),大部分項(xiàng)目有比較詳細(xì)的項(xiàng)目材料,小部分項(xiàng)目材料有缺失。由于2000年之前的項(xiàng)目年代較遠(yuǎn),補(bǔ)充不到完整的資料,還有一些項(xiàng)目由于材料字跡潦草,不能識(shí)別,雖然有數(shù)據(jù)可以查,但是卻不能清楚了解項(xiàng)目的具體內(nèi)容。
項(xiàng)目申報(bào)流程:(1)申報(bào)單位在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書、經(jīng)費(fèi)計(jì)劃表、負(fù)責(zé)人和主要參與人員資料,耗時(shí)約1～2周;(2)審批部門進(jìn)行初審并給出初審意見(jiàn),轉(zhuǎn)交到學(xué)會(huì)選出的專家手上,讓專家提出針對(duì)項(xiàng)目的意見(jiàn),這一步驟需耗時(shí)約3周;(3)審批部門根據(jù)專家和學(xué)會(huì)的意見(jiàn),二審選定可以進(jìn)入科技計(jì)劃的項(xiàng)目,最后調(diào)整經(jīng)費(fèi),發(fā)布當(dāng)年的計(jì)劃任務(wù),此階段需耗時(shí)約3周。總體而言,從項(xiàng)目申報(bào)到發(fā)布當(dāng)年的科技項(xiàng)目需要8周的時(shí)間,過(guò)程相當(dāng)繁瑣且浪費(fèi)時(shí)間。
項(xiàng)目完結(jié)申報(bào)流程:(1)建設(shè)單位需要向交通運(yùn)輸廳綜合處提交材料報(bào)告,聲明項(xiàng)目已經(jīng)完成,需要驗(yàn)收;綜合處檢查資料是否符合驗(yàn)收情況,可以驗(yàn)收則返回意見(jiàn)讓建設(shè)單位準(zhǔn)備驗(yàn)收材料,該步驟耗時(shí)約1～2周;(2)建設(shè)單位準(zhǔn)備驗(yàn)收材料,邀請(qǐng)專家開(kāi)評(píng)審會(huì),填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告,該步驟耗時(shí)約3周;(3)綜合處檢查報(bào)告,給出驗(yàn)收意見(jiàn)并打印證書,該步驟耗時(shí)約3周。總體項(xiàng)目驗(yàn)收需要8周時(shí)間。項(xiàng)目申報(bào)和結(jié)題驗(yàn)收的手續(xù)流程復(fù)雜,需花費(fèi)相當(dāng)多的時(shí)間,為使今后的項(xiàng)目能夠有完整的數(shù)據(jù),減少項(xiàng)目申報(bào)和驗(yàn)收時(shí)間,提高建設(shè)單位申報(bào)項(xiàng)目的速度,縮短驗(yàn)收流程,建設(shè)一個(gè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。
2科技項(xiàng)目管理系統(tǒng)
近年來(lái),互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。如網(wǎng)絡(luò)銀行、網(wǎng)上購(gòu)買保險(xiǎn)、政府的網(wǎng)絡(luò)辦公、網(wǎng)絡(luò)商務(wù)等。政府也在大力推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)的應(yīng)用。交通運(yùn)輸部2006年就開(kāi)始進(jìn)行信息資源整合,推廣網(wǎng)絡(luò)辦公等技術(shù),把政府很多審批步驟放到互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行,同時(shí)將各種可以公開(kāi)的政府信息發(fā)布到互聯(lián)網(wǎng)上,以便用戶查詢、使用。其中交通運(yùn)輸部的西部交通建設(shè)科技項(xiàng)目申報(bào)系統(tǒng)、浙江省交通運(yùn)輸廳的浙江交通科技計(jì)劃項(xiàng)目管理軟件和廣西科技廳的課題管理系統(tǒng)等軟件的開(kāi)發(fā)應(yīng)用,為網(wǎng)上申報(bào)、審批提供了便利,實(shí)現(xiàn)了管理信息的快速采集和控制,擴(kuò)大了信息的覆蓋面,使省廳、項(xiàng)目主管部門、項(xiàng)目承擔(dān)單位、項(xiàng)目組各環(huán)節(jié)得到有效銜接,從而提高了監(jiān)管水平以及科技管理的質(zhì)量和效率。這些管理系統(tǒng)采用的技術(shù)和我們擬研發(fā)的技術(shù)有很大的區(qū)別,部分屬于不同的技術(shù)路線,但其相同的地方都是運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)這個(gè)載體。擬定研發(fā)的系統(tǒng)不僅能實(shí)現(xiàn)交通科技項(xiàng)目申報(bào)、審批的網(wǎng)絡(luò)化,而且還能進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)控和計(jì)算機(jī)的分析管理,為科技項(xiàng)目管理提供一套可行的技術(shù)方案。
在軟件建設(shè)之前,廣西交通科研項(xiàng)目的管理仍處在人工統(tǒng)計(jì)的落后狀態(tài),隨著科研項(xiàng)目的逐年增加,工作難度越來(lái)越大,原有的工作模式已無(wú)法滿足科研管理工作的需要。如何提高工作效率,對(duì)科研項(xiàng)目進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理已經(jīng)成為廣西交通科研工作急需解決的問(wèn)題。因此廣西交通科技項(xiàng)目管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)就顯得尤為重要。
廣西科技項(xiàng)目管理系統(tǒng)就是在這個(gè)環(huán)境下開(kāi)始研發(fā),并在2008年完成的,使用至今已經(jīng)有2年,中間經(jīng)多次版本更新,得到用戶的廣泛好評(píng)。軟件系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境為WindowsXP、Win-dows2000以上的視窗平臺(tái),支持Internet等遠(yuǎn)程通信,并采用了客戶/服務(wù)器(Client/Server)技術(shù)和大型的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù),所建立起的前后臺(tái)結(jié)構(gòu)能充分地保障數(shù)據(jù)的安全和一致性,且該系統(tǒng)適應(yīng)能力強(qiáng)、擴(kuò)展空間大、擴(kuò)展靈活。
系統(tǒng)的3個(gè)部分分別對(duì)應(yīng)3種用戶,即申報(bào)單位、評(píng)審專家和審批單位。
(1)申報(bào)單位可以使用的功能主要是項(xiàng)目申請(qǐng)和修改只需要1周就能完成,避免了在項(xiàng)目申請(qǐng)時(shí)就發(fā)生項(xiàng)目不符合申報(bào)要求的情況。項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí),從提交申請(qǐng)驗(yàn)收到最后項(xiàng)目完結(jié),理論上只用1周時(shí)間,打印證書幾分鐘內(nèi)就可以完成,證書內(nèi)容從系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)調(diào)取。
圖1科技項(xiàng)目管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖
(2)評(píng)審專家用戶可以隨時(shí)隨地上網(wǎng)審批項(xiàng)目,核實(shí)當(dāng)前項(xiàng)目與之前的項(xiàng)目是否有沖突。這樣使專家評(píng)審時(shí)間大大減少,專家在空閑的時(shí)候就可以網(wǎng)上評(píng)審,而且專家與專家之間互相不知道評(píng)審意見(jiàn),并列式的評(píng)審不僅比串聯(lián)式的評(píng)審效率更高,而且最后的匯總意見(jiàn)也比較公平。
(3)審批單位用戶不僅可以管理專家用戶和申報(bào)單位用戶,而且在項(xiàng)目管理上被賦予更多權(quán)限。其中,多種查詢打印功能可以即時(shí)打出需要的表格資料,對(duì)于審批單位上傳數(shù)據(jù)材料有非常大的幫助。
由于系統(tǒng)設(shè)計(jì)采用科學(xué)的設(shè)計(jì)思想,所以該系統(tǒng)將來(lái)可以在做少量修改的基礎(chǔ)上推廣到其他的網(wǎng)上申報(bào)業(yè)務(wù)。該軟件既可以滿足管理部門的使用要求,也可以滿足一般用戶對(duì)于自己申報(bào)的項(xiàng)目的管理。預(yù)期系統(tǒng)結(jié)構(gòu)框架合理、功能全面、技術(shù)先進(jìn)、性能穩(wěn)定、適用性強(qiáng),基本涵蓋了科技項(xiàng)目審批工作的全部?jī)?nèi)容。系統(tǒng)基于WEB環(huán)境,操作簡(jiǎn)單,是日常科技項(xiàng)目審批工作的便捷工具,能夠滿足科研管理工作的需要。
3科技項(xiàng)目管理系統(tǒng)的成果效益
科技項(xiàng)目管理系統(tǒng)建成后,對(duì)于項(xiàng)目資料保存和精簡(jiǎn)項(xiàng)目申報(bào)時(shí)間大有幫助,相比之前,系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)如下:
(1)電子版材料。比紙制材料的保存時(shí)間更長(zhǎng),且信息更準(zhǔn)確,同時(shí)能減少紙張的使用,符合國(guó)家的節(jié)能減排要求。
(2)方便管理者查詢。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)尋找符合條件的項(xiàng)目比查找紙質(zhì)檔案更簡(jiǎn)單,能節(jié)省大量的時(shí)間,方便管理。
(3)快捷的打印功能。需要使用紙制檔案時(shí),只能將原件找出來(lái)復(fù)印,需要花費(fèi)的大量時(shí)間、人力,而運(yùn)用該系統(tǒng)后,只需點(diǎn)擊打印按鈕就可以把相關(guān)的材料打印出來(lái)。
(4)分明的用戶權(quán)限。管理者、申報(bào)單位和專家都有各自的用戶賬號(hào),使用的權(quán)限也不同;相比實(shí)際操作而言,系統(tǒng)將權(quán)限分開(kāi),避免了項(xiàng)目在申報(bào)過(guò)程中的混亂管理,節(jié)省了時(shí)間和精力。
(5)精簡(jiǎn)了申報(bào)流程。項(xiàng)目申報(bào)單位可以在系統(tǒng)中查找到負(fù)責(zé)人黑名單,避免實(shí)際操作中出現(xiàn)的一人擔(dān)當(dāng)多個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的狀況。申報(bào)項(xiàng)目后,系統(tǒng)的整個(gè)處理流程不到4周時(shí)間,比原先約8周的實(shí)際操作流程縮短了近50%。
(6)精簡(jiǎn)了項(xiàng)目申請(qǐng)變更流程。之前,項(xiàng)目申請(qǐng)變更需要反復(fù)進(jìn)行,僅填寫修改原因就可能需要1周時(shí)間。現(xiàn)在只需要在系統(tǒng)上填寫清楚理由和需要修改的內(nèi)容,管理者就能清晰的看到需要變更的原因,節(jié)約了申請(qǐng)者和管理者的時(shí)間,提了高效率。
(7)精簡(jiǎn)了項(xiàng)目結(jié)題流程。以往的項(xiàng)目結(jié)題,需要消耗大量時(shí)間安排開(kāi)會(huì)和填寫表格。而該系統(tǒng)使用后,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成基本材料表格,屆時(shí),只需要打印出來(lái)并把開(kāi)會(huì)時(shí)討論的結(jié)果和處理意見(jiàn)填寫上去即可完成,管理者也能很快看到申報(bào)結(jié)題,提高了工作效率。
系統(tǒng)建成后,能使交通運(yùn)輸廳、項(xiàng)目主管部門、項(xiàng)目承擔(dān)單位、項(xiàng)目組各環(huán)節(jié)得到有效銜接,促進(jìn)科研項(xiàng)目管理更加科學(xué)、合理、規(guī)范。科技主管部門能隨時(shí)對(duì)科研項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)控,從而提高了監(jiān)管的質(zhì)量、效率及水平,提升了廣西交通科研工作的服務(wù)能力。
4科技項(xiàng)目管理系統(tǒng)升級(jí)方向
經(jīng)過(guò)2年的試用,軟件得到了用戶的認(rèn)可,解決了許多問(wèn)題。但是現(xiàn)有的功能無(wú)法滿足未來(lái)發(fā)展的需要,在往后的軟件升級(jí)中,應(yīng)根據(jù)交通運(yùn)輸部交通科技項(xiàng)目子平臺(tái)的發(fā)展計(jì)劃,擴(kuò)展以下功能:
(1)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)接口。該接口是與交通運(yùn)輸部交通科技項(xiàng)目平臺(tái)連接并進(jìn)行數(shù)據(jù)交換的,其未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)是實(shí)現(xiàn)全國(guó)各省的科技項(xiàng)目信息互通。
(2)信息發(fā)布平臺(tái)。根據(jù)交通運(yùn)輸部的發(fā)展規(guī)劃,建設(shè)一個(gè)信息交流的平臺(tái),使用戶能在平臺(tái)上發(fā)布信息、提出問(wèn)題和進(jìn)行問(wèn)題討論,是全國(guó)交通科技項(xiàng)目管理建設(shè)的一個(gè)重要組成部分。
(3)提高軟件的決策分析處理功能,包括實(shí)時(shí)發(fā)布相關(guān)文件、通知等。和交通運(yùn)輸廳的其他系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接,提供數(shù)據(jù)共享的功能,建立完善的系統(tǒng)檔案計(jì)算機(jī)管理模塊。完善歷史數(shù)據(jù)的管理。
(4)建立反映廣西交通系統(tǒng)各單位科研能力的科研檔案系統(tǒng),能夠提供詳細(xì)的各單位的項(xiàng)目、成果信息,為各單位的科研能力評(píng)價(jià)提供依據(jù)。
(5)實(shí)現(xiàn)對(duì)所有科研項(xiàng)目的實(shí)時(shí)監(jiān)控和動(dòng)態(tài)管理。在今后運(yùn)行的軟件中,搭載自動(dòng)發(fā)郵件功能,在項(xiàng)目進(jìn)行到下個(gè)步驟時(shí),自動(dòng)發(fā)布信息到相關(guān)負(fù)責(zé)人的郵箱,在完成流程后又自動(dòng)發(fā)郵件至下個(gè)階段負(fù)責(zé)人的郵箱。同時(shí)還可以內(nèi)嵌短消息的發(fā)送模塊,實(shí)現(xiàn)手機(jī)短消息的群發(fā)和電子郵件的群發(fā),實(shí)現(xiàn)科研管理信息系統(tǒng)和各單位之間的無(wú)線聯(lián)系。在郵件不能及時(shí)查收的情況下,可以利用手機(jī)短信及時(shí)提醒項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。
5結(jié)語(yǔ)
該系統(tǒng)操作簡(jiǎn)單、菜單明了,不僅給各單位科技項(xiàng)目的申報(bào)審批工作帶來(lái)了便利,而且能及時(shí)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度,變更項(xiàng)目?jī)?nèi)容,節(jié)省大量人力物力。
通過(guò)使用科技項(xiàng)目管理系統(tǒng),現(xiàn)在1990-2010年的項(xiàng)目都有資料可查,實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目檔案的電子保存,使用者的用戶報(bào)告書也肯定了系統(tǒng)在處理申報(bào)項(xiàng)目過(guò)程中取得的效果。系統(tǒng)為項(xiàng)目申報(bào)和管理節(jié)省了大量時(shí)間,提高了工作效率,解決了廣西科技項(xiàng)目管理上存在的大難題。
該項(xiàng)目的實(shí)施,落實(shí)了“科技興交”戰(zhàn)略,有利于科學(xué)管理技術(shù)的研發(fā)和創(chuàng)新,有利于促進(jìn)科研成果的推廣應(yīng)用以及提高交通研發(fā)和管理水平,使廣西交通科技項(xiàng)目管理規(guī)范化、制度化和信息化。(本文2011年發(fā)表于《西部交通科技》)
