還在頭疼科研協作效率低？項目管理軟件了解一下
2021-07-17
來源：《自然》 作者：Anna Nowogrodzki
用Trello來輔助溝通并進行任務分配。他建議道，不要將自己限制在工作任務上。他已經開始利用Trello給團隊分享文獻了，并將最相關的文獻標記給團隊成員。文獻標記使得Trello變得有趣起來，同時標簽會不斷提醒團隊成員，直到他們將查閱工具變成一種習慣。Salas說：“要讓工具去觸達成員，而不是讓它作為一塊靜態的看板被動地等待成員去查閱。”
項目工具箱
對于麥哲倫II望遠鏡的協作項目，Teske說，正是Trello的嵌套結構使得團隊可以有效管理用戶需求。負責管理項目的五所大學各自擁有一個獨立的看板，而管理團隊也有一個自己的看板來安排每個觀測時段的天文學目標。當科學家需要望遠鏡時間時，他們需要在自己學校的看板上創建一個卡片，其中包含筆記、PDF、數據文件和其他有用的信息。每一個存檔板就作為所有完成事項的記錄。Teske說：“我相信大家都認為這種操作很直觀。”
當然，小團隊也可以從項目管理軟件中受益。例如Cimini的五人小組就將Trello與Tick整合起來，它的時間追蹤和計時軟件被證明非常適合對獨立的項目用時進行匯總統計，或是為特定任務分配用時。（Asana同樣可以與Tick進行整合。）
預先定義的模板同樣十分有效，它可以為一般任務提供一個起點。在Cimini團隊中，團隊成員每次開始進行一項新的標準實驗時，都會使用模板來確保操作中的每一項步驟都能完成。Cimini同時還針對出行計劃創建了一個項目模板，包含了酒店航班預訂、會議準備等等標準任務。這個功能卡片十分有用，它會一直留在看板上直到她想起處理報銷手續。
在她先前工作的單位，位于加利福尼亞的The Carpentries是一個從事編程教育和數據工作組的組織，Teal和協作者會使用Asana的模板來保證他們為每個項目添加必要的背景信息、循環任務、檢查點等等。他們同時還擁有標準的模板來保證工作組所需的所有任務按照順序完成。
項目管理工具還支持一系列增強功能的插件。比如Trello、Jira和Asana可以與代碼共享平臺GitHub整合在一起。但對于經常使用GitHub的開發者和科學家來說，GitHub項目板則更具吸引力。Teal和Cimini的團隊都在使用這個工具。
GitHub是一個用于軟件協作開發的平臺，項目板將GitHub上的問題追蹤、評論、代碼更新等等要素組織到了類似看板的項目板上。常駐科羅拉多州布雷肯里奇的GitHub機器學習工程師Clair Sullivan表示，“這種快速圖形化的方式有助于我了解自己落后了多少。”無論何時，只要編程人員提交了問題標簽（比如bug報告或者對軟件新功能的需求），軟件就會自動把它投到看板的待辦事項中。當團隊處理完這些問題后，GitHub的內建控件就會自動地將問題標記為完成。
Sánchez-Gallego在與開源可視化工具Marvin的維護團隊合作時，很多時間都在使用GitHub。但針對斯隆數字巡天計劃的管理，他更喜歡使用Jira——Jira對于缺乏軟件開發經驗的人更加友好。其團隊支持的兩個天文臺的觀測員和技術人員在發生問題時使用Jira提交故障清單。他說其中最有用的功能就是個性化的篩選服務，可以讓用戶只看到最相關的內容。他說，這樣他就只會看到和他關系最大的故障清單。
Teal建議，無論你選擇何種管理軟件，都需要盡早地讓你的團隊參與決策，考慮他們的需求和使用方式——例如，是通過郵件還是在GitHub上進行交流？不然的話，你的項目管理工具可能會淪為另一個你永遠記不住的郵箱。
原文以Four tools that help researchers working in collaborations to see the big picture為標題發表在 2020年6月29日的《自然》的技術特寫版塊上
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