2019年1月，NASA宣布其凌日系外行星勘測衛星（Transiting Exoplanet Survey Satellite）發現了一顆直徑約為地球三倍的行星，圍繞著16秒差距（53光年）外的一顆矮星旋轉。它的發現離不開該衛星和位于智利拉斯坎帕納斯天文臺的麥哲倫II望遠鏡；但天文學家Johanna Teske表示，除了這些先進的設備外，它的發現還依賴于普通的項目管理工具Trello。

 

五所大學組成的聯盟負責這架天文望遠鏡的運行，他們利用Trello來追蹤和管理不同研究團隊的天文目標觀測需求，來自加州卡內基天文臺的Teske說:“Trello對信息的整理方式與我們想要獲得的信息類型非常契合，它讓研究工作可以更好地開展。”

 

插圖：Project Twins

 

對于研究人員來說，項目管理領域常見的工具包括來自悉尼Atlassian公司的Trello和Jira，以及來自舊金山的Asana和GitHub項目板。這些工具不只是簡單的待辦事項，它們能讓團隊對項目具有全局的視野，讓用戶得以創建和完成任務、趕上截止日期、記錄和查閱豐富的筆記，并為常用任務提供了通用的模板結構。這些工具的標簽功能讓管理者能為成員分配任務。如果使用得當，項目管理工具會為團隊帶來更高的效率、減少不必要的麻煩，比如任務遺漏和重復勞動等等。

 

總之，項目管理軟件可以讓管理者將日常的工作細節與更宏觀的整體目標聯系起來，來自北卡羅來納的非營利開源數據存儲公司Dryad的執行總監Tracy Teal說，她使用了很多這樣的工具來管理和提高工作效率。

 

 

在哈佛大學和麻省理工學院的博德研究所，計算生物學家Beth Cimini在細胞生物學家Anne Carpenter的團隊中管理著一個小型咨詢組，專門從事自動化的圖像分析。Carpenter的研究團隊利用項目管理工具來管理從實驗室整體目標到實驗設計的方方面面，Cimini表示，后者更多地依賴于Trello模板的自動化功能將標準操作流程進行筆記預填充，有效防止了實驗成員遺漏關鍵步驟。“這絕對減少了團隊成員在重復勞動上所花的時間，”Cimini解釋道。她自己的小團隊同時使用Trello和GitHub項目板來跟上客戶需求。她說：“要是沒有這些工具，每年要完成十多個不同項目對于每個成員來說都是很大的挑戰。”

 

項目管理工具大多具有相同的視覺風格，其界面一般被稱為看板(Kanban Board, https://www.atlassian.com/agile/kanban/boards)?？窗逶賱澐譃椴煌斜恚斜砩蠘擞浀目ㄆ@示了不同項目、操作步驟和主題。用戶可以創建多個列表（例如“待辦”“正在執行”“完成”），創建個人的待辦事項（可以在app里或是向特定賬戶發送郵件來實現），標記同事分配任務，根據項目進程在不同板之間拖動卡片。很多工具可以顯示時間線或日歷視圖，并提供了移動端app。

 

但不同的工具間還是存在不同的側重，同時大多數工具還針對不同需求提供了免費和付費版本。“我們應該嘗試各種工具，找出最適合自己的，”華盛頓大學的天文學家José Sánchez-Gallego推薦道。“個人來講，我更喜歡專注于某一功能而不是大而全的工具。”

 

事實上Sánchez-Gallego就使用了多個工具來進行日常項目管理。其中包括利用ZenHub來管理新墨西哥州斯隆數字巡天（Sloan Digital Sky Survey）望遠鏡項目的GitHub問題；利用Jira來負責整體項目管理、硬件問題，以及用戶的輸入；利用OmniPlan來創建時間線并追蹤時間。“我喜歡簡潔的整體設計，” Sánchez-Gallego說，“我更傾向于可離線使用的app，同時希望工具盡可能地少收集個人信息。”

 

無論使用何種項目管理軟件，最關鍵的是建立起有效的工作流程。Cimini說：“在協作時執行起來會更容易，我的協作看板總是比自己的個人看板更新要快。”

 

Teal建議指定一名管理者在團隊層面運營管理工具。Dryad參與的數據管理網絡（Data Curation Network）就有一名項目經理通過Jira來為整個團隊制定待辦事項，并向未按時完成工作的團隊成員發送消息。Teal表示，在團隊成員和這種工具之間的社會連接是一個活生生的人，由他負責將工具與團隊銜接起來。

 

無論使用何種項目管理工具，都需要讓團隊輕松地使用，而不是增添團隊的負擔。來自布里斯托大學干細胞分化實驗室的Rafael Carazo Salas在新冠疫情關閉實驗室后，利