摘要：本文結(jié)合東北電力設計院核電工作中遇到的實際工作情況，開發(fā)了一套適合的核電項目中文件管理的系統(tǒng)，包括物理傳真管理、項目維護、傳真管理、質(zhì)保文件管理、接口管理、合同文件管理、設計變更管理、會議紀要管理、計劃管理、設計審查意見管理、設計文件管理、ForUse管理等幾個核心模塊。極大的提高了核電項目的管理水平，提供了良好的平臺和輔助工具。
關(guān)鍵詞：核電；項目管理；文件管理。
1概述
隨著全球生產(chǎn)力的飛速發(fā)展，經(jīng)濟全球化、一體化、信息化以不可阻擋之勢席卷而來，市場競爭日益激烈，各類組織的發(fā)展和生存環(huán)境每天都在發(fā)生著變化。總之，各類組織不斷受到作為一次性活動項目的影響或正在從事這樣那樣的項目，甚至很多組織的日常運作也有向項目化方向發(fā)展的趨勢。東北電力設計院有限公司(以下簡稱東北院)是我國成立后的第一個電力勘察設計單位。目前除主要承擔電力系統(tǒng)規(guī)劃，火電、新能源、核電、超高壓送變電工程的勘測設計、咨詢、監(jiān)理、環(huán)評、巖土和工程總承包業(yè)務外，還可以從事綜合設計甲級資質(zhì)規(guī)定的全部21個行業(yè)的勘測設計以及建設工程總承包業(yè)務，是典型的項目型企業(yè)。在核電方面，東北院主要承擔著常規(guī)島的設計。核電的項目管理具有高度的知識密集等特點，由于其投資大、建設周期長，涉及專業(yè)廣、接口眾多，安全和質(zhì)量要求高，就更需要建設核電項目管理的規(guī)范化、業(yè)務流程的固定化，所以用信息化的手段來控制核電項目的管理方式應運而生。
2設計背景
目前，東北院在核電項目的管理上主要是通過人工操作完成的，使用大量的Excel表格來記錄各類接口，文件存儲方式完全是手工建成的Windows文件夾管理機制，并沒有進行信息化建設，工作人員在傳真機上進行各種過程文件的收發(fā)，各級的審批也是人工進行對照、分發(fā)、審批、簽字，最后用文件盒將這些審批完成的過程文件進行歸檔。這種工作模式對人的要求非常高，各個環(huán)節(jié)的出錯幾率大，文件數(shù)量巨大導致在查詢的時候非常麻煩，而且沒有預警機制。所以要加強對核電項目的管理，信息化則是一個重要的手段，也是東北院近幾年提出的重要規(guī)劃目標。
東北院在核電項目中也曾使用過P3E(Primavera Project Planner for Enterpriser)軟件，P3E軟件是美國Primavera公司推出的企業(yè)級的項目管理工具，軟件由5個部分組成：Project Manager——項目管理器(核心模塊)、Primavision——網(wǎng)絡查詢分析工具、Methodology Manager——方法論管理器、Portfolio Analyst——項目組合分析工具、Progress Reporter——進度匯報工具。但此軟件在東北院的使用過程中，并不符合東北院的實際工作需要，東北院在核電方面主要承擔著常規(guī)島的設計，并不是核電廠所有功能的建設，在使用P3E軟件時功能會變得很繁瑣，并不能很好的提高工作效率。另外，P3E軟件只是編制進度計劃的工具軟件，不是實質(zhì)的項目管理軟件，離開文件、執(zhí)行部門等實時信息的支持，其做出的計劃可執(zhí)行性必然很差。
ICM(Interface Control Manual)是法國方面管理大亞灣核電站設計的主要經(jīng)驗之一，在1988年于大亞灣核電站進行了首次實踐，通過接口手冊，可以使復雜的接口交換活動井然有序，但這種接口手冊公局限于核島和常規(guī)島。據(jù)了解，目前國內(nèi)接口文件管理系統(tǒng)軟件主要在核電項目設計單位中采用并二次開發(fā)，如中國核動力研究設計院、中國核電工程有限公司。但這種核電項目管理的方式并不完全適合于東北院。
在國內(nèi)其它一些企業(yè)中，項目的組織形式仍然是靠人力來管理項目，大量雇用高素質(zhì)人才，管理方式上基本采用領導召集會議的方式來解決問題。管理程序不健全，項目計劃基本靠人力來制訂，計劃人員基本靠個人的理解和搜集的有限資料來做計劃，計劃比較粗，可執(zhí)行性不強，也很難與其它部門的工作進行協(xié)調(diào)和實時更新。計劃往往趕不上變化，無法按計劃來考核項目執(zhí)行人員，最終導致項目執(zhí)行人員不愿意按計劃執(zhí)行。工程要么拖期要么加班加點盲目趕進度，給工程質(zhì)量和進度控制帶來很大的風險。
上述這些經(jīng)驗在東北院無法實施的根本原因在于沒有建立適合東北院特色的項目管理方法，即用程序和制度來約束大家的行為。而要將程序和制度高效的實施，建立信息化管理平臺則是唯一有效的方法。近年來，東北院按照集團公司要求，主動調(diào)整經(jīng)營結(jié)構(gòu)，積極轉(zhuǎn)變發(fā)展方式，加強核電領域經(jīng)營生產(chǎn)能力，開發(fā)核電項目管理系統(tǒng)便是加強東北院信息化工作的又一項重要工作，可以對以后東北院的其它火電項目的管理起到相當大的幫助作用。
3系統(tǒng)整體結(jié)構(gòu)
3.1系統(tǒng)結(jié)構(gòu)框架
東北電力設計院核電項目管理系統(tǒng)最底層為系統(tǒng)中文件的目錄存儲結(jié)構(gòu)，接著是項目組織形式和項目基本信息，上層為業(yè)務處理模塊也是系統(tǒng)中的應用部分，最上層是基于應用層產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)后提供的查詢及報表功能模塊。系統(tǒng)架構(gòu)圖見圖1。
系統(tǒng)存儲目錄按工程編號—項目參與單位—文件類別—收發(fā)文件類型—實際物理文件來進行設定，這種設定方式使得文件存儲目錄在脫離了核電項目管理系統(tǒng)后仍然可以進行方便的查找和使用。項目組織形式與項目基本信息確定了系統(tǒng)的底層參數(shù)，在錄入后，系統(tǒng)的其它功能才可以正常運行。
4系統(tǒng)功能子模塊
4.1系統(tǒng)功能模塊
東北院核電項目管理系統(tǒng)見圖2。
4.2基礎數(shù)據(jù)維護
該模塊包括項目的基本信息、參加項目的各種角色人員、參與該項目的相互往來單位等。角色人員嚴格按照項目經(jīng)理、專業(yè)主管、主設人和成員等層次來區(qū)分，參與工程的每個人由于所處的角色不同而在核電項目管理系統(tǒng)中參與的工作和所能看到的資源不同。核電項目管理系統(tǒng)采用訪問控制機制確保系統(tǒng)的正常運行，從項目組織形式、人員授權(quán)機制、角色管理、工作流審批，流程跟蹤方面，多角度、多側(cè)面的分析了核電實際業(yè)務，從最底層的基礎數(shù)據(jù)起就關(guān)聯(lián)到應用層的權(quán)限上。使應用層的權(quán)限完全依賴于底層的項目組織方式，從根本解決了系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性問題。
4.3文件下發(fā)系統(tǒng)
傳統(tǒng)的下發(fā)方式是被動的下發(fā)，傳真管理員在拿到收到的文件后，要第一時間去找核電接口工程師簽字，經(jīng)項目經(jīng)理審批后分發(fā)各專業(yè)主設人。這種方式進行下發(fā)，如果某一環(huán)節(jié)找不到人，文件就會停在傳真管理員處，這樣會使很多文件都延誤。整個的文件下發(fā)在這種方式下基本就是傳真管理員一個人的工作，工作量之大難以想象。而且在分發(fā)時，無法記錄所有分發(fā)人的意見，使在回復對應的來文時，只能以電話方式詢問各分發(fā)人對來文的意見，這樣的回復不極時也不準確。
核電項目管理系統(tǒng)從根本上實現(xiàn)了真正分發(fā)的功能，在系統(tǒng)中上一環(huán)節(jié)只要審批完成，文件就會流轉(zhuǎn)到審批流程中的下一環(huán)節(jié)，保證了查閱文件的實時性，不會讓大量的文件滯留在傳真管理員這里。項目經(jīng)理分發(fā)各專業(yè)主設人后，所有的專業(yè)主設人都可以同時看到文件，而且必須要填入意見才可以完成審批任務。
4.4文件發(fā)送系統(tǒng)
在沒有使用核電項目管理系統(tǒng)以前，設計人員要發(fā)文首先要填寫發(fā)文單，而發(fā)文單上最無法保證正確性的就是發(fā)文編號、專業(yè)流水號，版本這樣的信息，這種信息需要從歷史的數(shù)據(jù)中取得，因為設計人員無法查找歷史的收發(fā)文件記錄，所以填寫發(fā)文單其實是設計人員與傳真管理員、核電接口工程師多個人的事，傳真管理員和核電接口工程師需要熟練掌握所有工程的所有發(fā)文信息，這樣的工作流程不合理也不科學，極容易出錯。
核電項目管理系統(tǒng)發(fā)送文件時，申請人只需填入最基本的意見就可以進行發(fā)送了，其它的發(fā)送單信息不需要人為進行計算，像發(fā)文的版本、發(fā)文單流水號、專業(yè)編號等信息都是系統(tǒng)自動計算出來的，避免了人為產(chǎn)生的錯誤，也節(jié)約了成本。經(jīng)專業(yè)主設人，專業(yè)主管，項目經(jīng)理審批，核電接口工程師，傳真管理員機校核后核電系統(tǒng)會自動形成傳真文件，經(jīng)物理傳真接口直接發(fā)到指定的單位。這種方式打破了傳統(tǒng)的文件發(fā)送方式，為設計人員和核電工作人員節(jié)省了大量的工作量，為企業(yè)也節(jié)約了大量成本，工作方式即科學又環(huán)保。
4.5文件管理系統(tǒng)
文件管理系統(tǒng)存于核電項目管理系統(tǒng)中的每個模塊里，整個核電項目管理系統(tǒng)就是一個大的文件管理系統(tǒng)。系統(tǒng)的物理文件存儲于物理存儲目錄中，以文件的來文編號或發(fā)文編號作為文件存儲名稱，結(jié)構(gòu)化的存儲目錄和真實的物理名稱使得核電項目管理系統(tǒng)的文件脫離系統(tǒng)后，仍然可以進行方便的查找、更新，便于設計人員在出差過程中由于無法登陸系統(tǒng)而找不到實際文件。
前臺的文件管理方式需要人性化，核電項目管理系統(tǒng)采用所見即所得的方式來展示文件。對于每一個記錄的收發(fā)文，都顯示在同一頁面上，這樣既很好的展現(xiàn)了文件間的關(guān)聯(lián)，也使使用人員以最少的操作方式來查看文件。
系統(tǒng)提供了友好、清晰的提醒方式。對于每條記錄的到時提醒以顏色來區(qū)別，分為四個級別，分別以紅、橙、灰、黑四種顏色來標注，以這種方式提醒核電項目管理人員，非常直觀。
4.6文件統(tǒng)計查詢系統(tǒng)
系統(tǒng)提供了多種權(quán)限控制文件的查詢，本人只能查詢自己處理過的文件，其它瀏覽角色分為系統(tǒng)管理員、核電部系統(tǒng)管理員、項目經(jīng)理、專業(yè)主管、主設人、成員和普通職工等，每個角色不同會有不同的瀏覽權(quán)限。通過查詢系統(tǒng)，用戶可以查看每次收發(fā)的真實文件，也可以查看任務的執(zhí)行狀態(tài)。
系統(tǒng)的統(tǒng)計功能包括傳真統(tǒng)計分析模塊、接口統(tǒng)計模塊、IED統(tǒng)計匯總模塊三部分。根據(jù)業(yè)務需求傳真統(tǒng)計分析模塊統(tǒng)計數(shù)據(jù)為“應打開傳真數(shù)量”、“未按時回復的傳真數(shù)量”、“接時回復率”。接口統(tǒng)計模塊按專業(yè)分別統(tǒng)計了各專業(yè)的“已打開的接口數(shù)量”、“延誤打開的接口數(shù)量”、“延誤回復的接口數(shù)量”、“需升版的接口數(shù)量”、“未來兩個月應打開的接口數(shù)量”、“未來一個月應打開的接口數(shù)量”、“發(fā)出接口傳遞單的數(shù)量”、“發(fā)出接口意見單的數(shù)量”、“延誤率”等信息。IED統(tǒng)計匯總模塊匯總了所有計劃接口數(shù)據(jù)的“提交日期”、“提交通道號”、“審查結(jié)果”等信息。
5技術(shù)特點及創(chuàng)新點
項目管理軟件與其它軟件不同的地方就在于基礎數(shù)據(jù)的維護，建立合理的項目組織形式是項目管理軟件最重要的部分。有了合理的項目組織形式，才可以使參與設計流程各個環(huán)節(jié)的人員正確無誤。本項目采用了先進的訪問控制技術(shù)來建立項目組織形式、人員角色權(quán)限及審批過程，使核電系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全策略達到要求。
在繪制傳真發(fā)送單的技術(shù)上，本項目采用高階VBA技術(shù)，在審批流程的最后端才形成真正的傳真頁，使設計人員在填寫傳真內(nèi)容上最大程度的減少錯誤，大多數(shù)據(jù)都是系統(tǒng)自行判定形成，給設計人員充分的參考，才可以發(fā)送。
最大的創(chuàng)新點在于使用計算機來管理核電項目中最煩雜的文件管理，減少了人為出錯的幾率，提高了核電工作的效率。
6結(jié)論
核電項目管理系統(tǒng)的建設豐富了東北院核電項目工作的工作方式，實現(xiàn)了對核電工作中文件的管理，該系統(tǒng)的研究與開發(fā)，解決了長期以來的人工繁雜的核電工作，解決了東北院一直以來沒有有效的信息化手段去管理核電工作中的問題，提高了核電信息化管理水平。(本文2017年發(fā)表于《電力勘測設計》)
