摘要：中央電視臺新臺址工藝工程項目采用了國際先進的PMO管理模式。本文主要介紹Rational Portfolio Manager（簡稱RPM）軟件在新臺工藝項目中的實踐應(yīng)用，RPM是企業(yè)級項目管理平臺，為了提高中央電視臺工藝工程的項目管理水平，PMO將RPM作為CCTV工藝建設(shè)項目群的項目管理軟件，對工藝工程項目提供工具技術(shù)支持。
關(guān)鍵詞：工藝項目PMO RPM Primavera Project Planner
項目管理辦公室（Project Management Office，簡稱PMO）模式能夠為工程項目量身定制最科學(xué)、高效的管理流程、管理團隊、管理系統(tǒng)，對工程項目的順利建設(shè)具有重要意義，也是許多大型工程項目優(yōu)先選擇的管理模式。中央電視臺新臺址工藝系統(tǒng)建設(shè)規(guī)模宏大，涉及技術(shù)復(fù)雜，各項目之間密切相關(guān)，邊界關(guān)系錯綜復(fù)雜，而且工期緊張，一級項目多、實施過程長、參與廠商多，管理過程復(fù)雜，而且與建安工程進度密切相關(guān)。面對如此大規(guī)模、寬跨度，時間緊、任務(wù)重的大型工藝工程項目群，中央電視臺與IBM公司合作，共同成立了PMO，對整個工藝工程項目提供強大支持和整體管理。
筆者參加了中央電視臺新臺址工藝項目PMO的籌建和招標(biāo)等工作，作為項目管理部計劃管理組的組長，負責(zé)整個工藝項目的進度管理、經(jīng)費預(yù)算和采購計劃、交付成果審定會等工作，熟悉PMO的運作模式。同時，作為國際認證多年的PMP，深知總結(jié)和分享項目管理經(jīng)驗、理念和知識責(zé)無旁貸。本文主要介紹PMO項目管理工具軟件的使用體會。
一.新臺址工藝項目PMO
中央電視臺新臺址工藝項目建設(shè)的實施涉及中央電視臺宏觀決策層、項目管理執(zhí)行層和項目具體實施層，PMO的組織機構(gòu)如圖1所示。
圖1PMO組織機構(gòu)圖
其中，工藝設(shè)計部下設(shè)總控播送、新聞制播、綜合制作、音頻制作、網(wǎng)絡(luò)存儲、業(yè)務(wù)支持共6個項目組。而PMO作為工藝項目實施的管理機構(gòu)，是項目群管理的中樞，將CCTV有限的人力、物力等資源進行合理分配，確定項目群優(yōu)先級別和實施次序，運用先進的理念、項目管理工具和技術(shù)對整個工藝項目群進行監(jiān)控、管理。其中新臺址工藝項目（一期）重點控制項目進度和質(zhì)量管理。
PMO向工藝辦以及工藝項目實施領(lǐng)導(dǎo)小組及時報告項目群進展?fàn)顩r及重大待決事項。要用最恰當(dāng)?shù)姆绞阶尭呒壒芾韺拥玫阶钣行У暮喢餍畔ⅲ饶苷w把控項目群的進展?fàn)顩r，又避免陷入大量的技術(shù)細節(jié)和微觀管理細節(jié)，騰出更多的時間來思考項目的整體戰(zhàn)略規(guī)劃，并對重大問題和待決大事做出正確、及時的決策。PMO站在整個項目群的高度，對工藝工程項目進行把控，按時、優(yōu)質(zhì)、高效地完成項目的建設(shè)工作。PMO實施項目管理的主要流程如圖2所示。
圖2PMO實施項目管理的主要流程
二.項目管理軟件概況
隨著計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展，現(xiàn)代項目管理理念普及和技術(shù)水平的提高，“工欲善其事必先利其器”，對于大型項目管理，如果沒有軟件做支撐，手工完成項目任務(wù)制定、跟蹤項目進度、質(zhì)量管理、資源管理、成本預(yù)算的難度是相當(dāng)大的。各種項目管理軟件應(yīng)運而生。有名的項目管理軟件有：PrimaveraP6（原P3、P3E/C）、Rational Portfolio Manager（簡稱RPM）、Artemis Viewer、Aconex、OpenWorkBench、OpenPlan、ProjectProfessional等。各種項目管理軟件價格的差異也較大，適于中小型項目的軟件價格一般僅為幾萬元，適于大型復(fù)雜項目的軟件價格則為十幾萬到幾百萬元。
項目管理軟件根據(jù)不同的管理對象或者PMBOK中不同知識領(lǐng)域，可以分為進度管理、質(zhì)量管理、合同管理、風(fēng)險管理等軟件。根據(jù)數(shù)據(jù)、信息共享、管理效率等方面功能的實現(xiàn)層次不同，可以分為：
●實現(xiàn)單項目或者項目群的管理手段，如進度管理、質(zhì)量管理、采購管理、費用管理，或者多功能組合等；
●具備進度管理、成本管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險管理等方面的分析、預(yù)測及預(yù)警功能；
●基于Web的項目管理軟件甚至企業(yè)級項目管理軟件，實現(xiàn)了項目管理的網(wǎng)絡(luò)化，能夠?qū)崟r動態(tài)管理，便于項目管理的協(xié)同工作和在線支持。
最著名的項目管理軟件當(dāng)屬美國Primavera公司研發(fā)的P3、P3E、P6等軟件。 Primavera Project Planner（簡稱P3）是由美國Primavera公司研發(fā)的工程項目管理專業(yè)軟件，是現(xiàn)代項目管理方法和計算機最新技術(shù)的結(jié)晶，是全球用戶最多的、頂級的項目管理軟件。P3在進度計劃編制、進度計劃優(yōu)化、以及進度跟蹤反饋、分析、控制方面一直起到方法論的作用。世界上大部分大型工程都將其作為項目進度控制軟件。國內(nèi)如三峽工程、小浪底、航天系統(tǒng)重點項目等大型工程項目也都在使用。
Primavera Project Planner for Enterprise（簡稱P3E）是基于角色及協(xié)同工作思路來進行設(shè)計的企業(yè)級項目管理軟件，根據(jù)不同行業(yè)的特點為工程建設(shè)行業(yè)、政府部門、咨詢與服務(wù)行業(yè)、能源以及高科技等行業(yè)量身定制。其中應(yīng)用于建設(shè)行業(yè)領(lǐng)域的P3E軟件（P3E/C for Construction）又稱為P3E/C軟件。P3E/C是P3的更新?lián)Q代產(chǎn)品，薈萃了P3軟件20多年的項目管理精髓和經(jīng)驗，采用最新的IT技術(shù)，使得承包商進度的集成簡單化、增強了協(xié)同工作功能，是包涵現(xiàn)代項目管理知識體系的、具有高度靈活性和開放性的企業(yè)級工程項目管理軟件，既能支持團隊管理單一項目，也支持管理復(fù)雜的大型項目群，是項目管理理論演變?yōu)閷嵱眉夹g(shù)的經(jīng)典之作。
PrimaveraP6（簡稱P6）軟件是美國Primavera公司研發(fā)，2007年7月1日全球正式發(fā)布的新一代項目管理軟件。P6提供功能強大、簡單易用的企業(yè)級項目管理以及大型項目管理和多項目組合管理的解決方案，可以為任何大小規(guī)模的項目提供解決方案，甚至可以駕馭最復(fù)雜項目，智能地衡量并滿足項目團隊中不同角色、不同職能、不同技能等級的需求。2008年Oracle公司收購了Primavera公司，更名為OraclePrimavera，于2009年全面升級并推出了一系列項目管理軟件產(chǎn)品。據(jù)不完全統(tǒng)計，使用Primavera產(chǎn)品進行項目管理的項目價值已經(jīng)超過了6萬億美元。最新版本P6軟件可以使企業(yè)在優(yōu)化有限的、共享的資源的前提下來對多項目進行預(yù)算、確定項目的優(yōu)先級、編制項目的計劃并且對多個項目進行管理，可以在同一時間跨專業(yè)、跨部門，在企業(yè)的不同層次上對不同地點進行的項目進行管理。
三.項目管理軟件RPM簡介
中央電視臺工藝工程項目PMO是由央視和IBM公司合作共同構(gòu)建，而RPM是IBM公司的專業(yè)項目管理工具，是企業(yè)級項目管理平臺，因此PMO將RPM作為CCTV工藝建設(shè)項目群的項目管理支持平臺。
RPM前身是PMOffice軟件，是Systemcorp公司與美國PMI合作開發(fā)的項目組合管理工具，也是業(yè)界第一個全面支持PMI PMBOK方法論的項目管理工具。1999年，IBM項目管理評估專家組選擇了PMOffice作為其戰(zhàn)略的、統(tǒng)一的項目管理工具，并融入了大量IBM的大型項目管理的需求、經(jīng)驗和技術(shù)。2004年10月，IBM宣布收購Systemcorp公司，PMOffice集成到了Rational產(chǎn)品線，并更名為IBM Rational Portfolio Manager（簡稱RPM）。
RPM是企業(yè)級項目管理平臺，具有多項目管理、多角色參與（包括企業(yè)管理層）、跨項目的資源共享等特點。它提供了一個可定制的管理與分析平臺，是一個可伸縮的、功能強大的企業(yè)級項目管理解決方案。
RPM具有較高的硬件需求和安全性要求，并且要求使用人員具備一定的熟練操作程度。鑒于該工具的使用人員涉及面廣，包括工藝辦、PMO相關(guān)人員、以及各項目組，部署要求相對復(fù)雜，我們計劃管理組分析并制定了RPM實施工作計劃和培訓(xùn)計劃，以確保RPM的順利部署。
四.RPM在CCTVPMO的實踐應(yīng)用
新臺址工藝工程PMO要通過RPM工具，確保各種通知、項目共享信息暢通無阻，確保信息處理的時效性，并準(zhǔn)確、及時地上傳下達。要使項目團隊全體成員都能熟練使用項目管理系統(tǒng)工具，一旦遇到項目變更，確保項目相關(guān)人員第一時間了解變更內(nèi)容，并能盡快啟動應(yīng)急方案。為了確保新臺址正在實施的項目群具有一致性和連續(xù)性，要對項目管理系統(tǒng)（即管理項目使用的工具、技術(shù)、方法系、資源和程序組成的整體）進行管理和維護。
項目管理軟件RPM的應(yīng)用不只是代替手工操作，更重要的意義在于引進先進的管理理念，實現(xiàn)從戰(zhàn)略高度對項目人、財、物和風(fēng)險的實時監(jiān)控，對項目范圍、時間、成本、質(zhì)量等各個方面進行管理。此外，RPM軟件要對管理層決策有支撐作用。優(yōu)秀的項目管理軟件必須時時關(guān)注用戶需求，保持技術(shù)、功能和理念的先進性。
PMO應(yīng)用項目管理軟件RPM，要達到如下目標(biāo)：
●建立一套能滿足關(guān)鍵性業(yè)務(wù)處理需求和具有統(tǒng)一性的工程管理業(yè)務(wù)規(guī)范，實現(xiàn)完整、規(guī)范和集成化的事務(wù)處理和數(shù)據(jù)處理，促進工程管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，理順各管理層內(nèi)部及彼此之間關(guān)系；
●對工程管理的關(guān)鍵業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行嚴(yán)格的管理，提出嚴(yán)格的規(guī)范化操作規(guī)程，要求基礎(chǔ)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、傳遞程序和方法的正確使用，保證原始基礎(chǔ)信息的準(zhǔn)確性、一致性；
●確定標(biāo)準(zhǔn)化信息處理過程，統(tǒng)一數(shù)據(jù)和報表的標(biāo)準(zhǔn)格式，建立一個集中、統(tǒng)一和可供不同專業(yè)及部門共享的工程管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫；
●高效地完成日常事務(wù)處理業(yè)務(wù)，優(yōu)化分配各種資源，包括人力、物力、財力等。提高整體管理效率和各工作組及部門間的協(xié)同工作能力；
●充分利用已有的信息資源，運用各種管理模型，對數(shù)據(jù)進行加工處理，對數(shù)據(jù)進行加工處理，支持管理和決策工作，以便實現(xiàn)組織目標(biāo)。建立以工程管理為主線、以決策服務(wù)為目的，面向工程建設(shè)和管理的全過程。
●通過系統(tǒng)實施，促進工程管理人員現(xiàn)代管理觀念的更新，培養(yǎng)一批能熟練地操作、使用和維護工程管理系統(tǒng)的人才隊伍，提高員工整體素質(zhì)和管理水平。
1.RPM在進度管理的應(yīng)用
進度管理是項目管理的核心要素之一，也是PMO關(guān)注的核心，為此制定了詳細的工藝項目實施計劃。RPM承載了在建工藝項目的信息，包括：詳細項目計劃、各項任務(wù)的時間進度信息；項目商務(wù)信息（涉及合同條款及金額）；各種報告、報表，包括周報、雙周分析報告等；各項測試信息，包括計劃、設(shè)備清單等；項目組資源配置；問題管理、交付管理等流程。
RPM是一個完全在線的項目管理平臺，通過用戶登錄并進行任務(wù)數(shù)據(jù)維護等操作，RPM的任務(wù)數(shù)據(jù)維護工作包括：添加、刪除任務(wù)，以及更新任務(wù)信息。項目范圍是由WBS（Work Breakdown Structure）定義的，創(chuàng)建WBS是把項目可交付成果和項目工作分解成較小的，更易于管理的組成部分的過程，工藝工程項目的一級WBS則是項目設(shè)計部的6個分組。WBS是項目管理重要的專業(yè)術(shù)語之一，WBS總是處于計劃過程的中心，也是制定進度計劃、資源需求、成本預(yù)算、風(fēng)險管理計劃和采購計劃等的重要基礎(chǔ)。WBS同時也是控制項目變更的重要基礎(chǔ)。
任務(wù)信息包括：項目任務(wù)的基本信息、任務(wù)的狀態(tài)及外部關(guān)聯(lián)等。任務(wù)負責(zé)人或項目聯(lián)系人可通過添加、修改的操作，完成項目任務(wù)的信息維護。同時上傳施工現(xiàn)場狀態(tài)信息，主要操作，如圖3所示。
2.更新任務(wù)進度
任務(wù)分配后，“任務(wù)責(zé)任人”可以根據(jù)實際工作情況，定期對任務(wù)完成狀態(tài)進行更新。項目經(jīng)理可對“任務(wù)責(zé)任人”填寫的數(shù)據(jù)進行核對、必要時可進行修正。
（1）“任務(wù)責(zé)任人”更新任務(wù)進度
轉(zhuǎn)到工作管理視圖，“我的工作”-“所有工作分配”查看所分配到的任務(wù)，更新任務(wù)完成狀態(tài)，任務(wù)責(zé)任人根據(jù)工作進展輸入完成百分比、實際小時、工作完成百分比等數(shù)據(jù)，如圖4。
（2）項目組長核對進度更新
轉(zhuǎn)到“工時卡”導(dǎo)航視圖，找到需要核對的任務(wù)，檢出；完成修正操作后，檢入。
上述這些數(shù)據(jù)信息將在RPM上自動生成項目周報、月報來體現(xiàn)項目進度進展情況及問題風(fēng)險狀況。以某期項目周報示例，因為項目組很多，僅僅截取項目一組部分進度狀況，清晰地反映了各項目進度和施工現(xiàn)場的進展，如圖5所示。
新臺址工藝項目和建安工程進度密切相關(guān)，因此PMO必須對某些項目的建安施工進度協(xié)同進行跟蹤。計劃管控組通過RPM工具，對2011年“工作聯(lián)系單”進行了取樣分析。“工藝項目建安施工協(xié)同時間跟蹤”提取10項工單作為樣例（10項樣例中涵蓋了C區(qū)、D區(qū)、E區(qū)的建安調(diào)改事項），并與2009年時間跟蹤進行比較。
從圖8中可以看出，項目組2011年與2009年進行對比，最長停留時間減少6天；最短停留時間減少2.75天；平均停留時間減少3.6天。以管窺豹，可見一斑，整個工程進度管理效果明顯。
“工藝項目建安施工協(xié)同時間跟蹤”取樣統(tǒng)計對比分析圖
五.小結(jié)
PMO運用先進的項目管理理念和管理軟件，使工藝系統(tǒng)工程建設(shè)工作能高質(zhì)量、高績效地按時完成，實現(xiàn)整個工藝項目的時間、質(zhì)量、成本三大目標(biāo)的最佳結(jié)合。項目管理軟件的運用，使得大型項目管理事半功倍，在越來越多大型項目中成為必不可缺的工具。同時，項目管理軟件不同于其他應(yīng)用軟件，使用者必須具備一些項目管理專業(yè)知識，熟悉如WBS等相關(guān)管理術(shù)語，才能使項目管理軟件真正發(fā)揮強大的功能作用。(本文2016年發(fā)表于《現(xiàn)代電視技術(shù)》)
