一個合格項目管理軟件的“個人修養(yǎng)”

2019-11-30 來源：項目管理技術(shù)

項目管理與工作中有太多事項需要計劃、控制和管理，項目經(jīng)理很容易迷失在這個過程中。所幸，市場上有各種各樣的項目管理工具。
當一個項目經(jīng)理想要一種便捷高效的管理方法，首先他應(yīng)挑選一些適合自己的工具，這之中包括很多要點。我們找出有效的軟件應(yīng)具備的5大特點，讓項目管理工作事半功倍。

風險管理
沒有一個項目不存在風險。不可預(yù)見的情況會發(fā)生在發(fā)展的各個階段。通常，不可預(yù)見的發(fā)展產(chǎn)生的是消極的影響，但是有時候也會出現(xiàn)積極影響。無論如何，不可預(yù)見的情況和風險影響任務(wù)的持續(xù)時間、進度、期限、預(yù)算、參與者等等。如果你從事一個長期而復(fù)雜的項目，風險管理這個功能是必須的。因此，為了避免不可預(yù)見的支出、項目占用時間太長、業(yè)績質(zhì)量下降，任何管理者都應(yīng)提前計算所有風險。這個功能是你的項目管理工具必須要有的。

資源管理
資源管理是軟件開發(fā)項目的一個組成部分。什么是資源？它們可以是物質(zhì)（如設(shè)備）或者勞動力（你的團隊），也可以是支出（每個資源的成本）。因此，當項目管理工具提供資源管理功能時，它是非常方便和有效的。這個功能的價值在于能夠幫助項目管理人分配任務(wù)，還能計算支出。
每個項目經(jīng)理在設(shè)置資源的時候都會考慮到成本問題，他會意識到整個項目的成本和各部分占用的資源是否恰當。因此，在軟件開發(fā)過程中使用工具軟件的資源管理功能是非常必要的。

任務(wù)關(guān)聯(lián)/重要事件
雖然實現(xiàn)項目的目標通常需要不斷完成一些階段目標來得以實現(xiàn)，但這些階段目標絕不是獨立存在的，各階段任務(wù)是不可能彼此分開的。這就是為什么所有的優(yōu)秀工具都提供任務(wù)關(guān)聯(lián)功能。絕大多數(shù)的工具允許你通過幾次點擊和拖放來實現(xiàn)關(guān)聯(lián)功能。
重要事件功能用于沿著時間線在項目中標記重要的或其他特定的點。如果一個里程碑項目（重要事件）臨近，那么，攻克這個重要事件將使你的項目朝著正確的方向前進。

團隊協(xié)作
你一定知道，在一個工具中不需要在不同軟件和屏幕之間切換就能與你的團隊進行溝通協(xié)調(diào)是多么重要。適時、順暢的溝通，在項目實施或開發(fā)的過程中是必須的。
那么，項目管理工具提供了什么呢？首先，它們提供交流能力，比如評論任務(wù)或附加文件--沒有人想在外部工具中丟失重要信息。還有一些其他的協(xié)作功能，例如把你的項目進度用圖表的方式導(dǎo)出。參與項目的任何人可能都需要共享功能，以獲得相關(guān)指示或訊息。

基準評估
基準評估功能可以提供項目經(jīng)理計劃工作進度和實際工作進度之間的評估和分析。有些項目管理工具有這樣的功能，但這個評估不是自動計算的。所以項目經(jīng)理必須手動完成這個操作。選擇一個帶有基準評估功能的項目開發(fā)工具會對你有監(jiān)督作用。(本文于2018年發(fā)布)

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