【摘要】本文介紹了一款適用于廣電技術行業的項目管理系統，通過對該系統的基礎架構、運行流程、主要功能以及應用實踐方面的闡述，展現了該系統對于把控項目關鍵節點、規范項目管理流程、保障項目可靠執行等方面的能力。
【關鍵詞】項目管理 流程驅動 多維度 系統運維
1. 引言
江蘇廣電總臺電視技術部歷來重視對以往工作經驗的總結和分析，并以此為基礎，結合不同工種特點，制定了各項工作的工作流程。其中項目管理流程涉及項目建設、資金預算、合同簽訂、設備維護等環節，流程執行時間跨度長，參與人員多，內容相對復雜。為了更加嚴格、規范、高效地執行電視技術部項目管理流程，提高流程執行的可操作性、便捷性，部門自主開發了一款全流程可視化的技術項目管理系統。
該系統符合項目管理要求，具備數據匯總、數據分析和數據呈現能力，能夠解決項目信息處理不及時，項目進度不好掌握，項目預算執行隨意性大等問題。該系統還具備對項目相關系統設備運維管理的能力，安全可靠，具有完備的數據備份機制。通過該系統，可以實現項目從立項到結項全過程可視化操作，同時可以對項目中涉及的重要設備進行全生命周期管理，對項目合同中要求的系統維保以及項目系統在運行中出現的故障問題進行記錄排查，最終實現項目從立項、建設、結項，到相關設備管理、相關系統運行維護的全流程可視化的管控目標。
2. 基礎架構
整個系統的基礎架構如圖 1 所示，可分為五層，分別為用戶層、業務展現層、業務處理層、基礎支撐層和系統管理層。
圖 1 系統基礎架構
用戶層可針對不同用戶權限，提供不同的系統服務。項目管理員負責項目的新建、項目信息的填寫、項目的啟動和結項；商務執行人負責項目相關資料（項目執行審批表、標書、評標決議、合同書等）的上傳、合同信息的填寫；財務負責人負責項目報銷情況的填寫及相應證明的上傳；項目負責人對項目中包含的重要設備進行全生命周期管理，對項目合同中要求的系統維保以及項目系統在運行中出現的故障問題進行記錄排查；項目信息瀏覽人可實現對項目情況、流程節點、招標、報銷等情況的查詢以及對部門預算進度的整體把握。
業務展現層主要為用戶提供相應權限的視圖界面，輔助用戶進行業務處理和流程管控，通過統計圖表、數據清單、財務記錄等信息，為管理者提供決策依據。
業務處理層是整個系統技術架構的核心，通過規則引擎、搜索引擎、管理監控引擎的相互配合，實現流程中關鍵節點的管控以及業務流程的驅動，為業務展現層提供功能數據支撐。
基礎支持層主要提供物理資源，包括服務器、數據庫存儲和網絡；
系統管理層則負責整個系統的管理服務，可按項目時間節點、項目類型及經費來源等方面對項目進行多維度管理。系統可按項目類型對項目進行分類管理，類型包括年度大型事業建設項目、小型系統建設及設備采購、系統及設備運維維修；系統可按項目經費來源包括年度預算內項目、專項經費項目等對項目進行分類管理。系統可按項目的全生命周期進行管理，從項目立項、項目啟動、項目招標、項目報銷、結項等各時間節點對項目進行全面管理。
3. 運行流程
項目管理系統運行機制是以部門制定的《電視大型事業建設項目管理流程》為基礎，通過提煉流程中的關鍵節點，利用系統按鈕或上傳相應文檔資料驅動各個節點間的流轉，形成系統的整體運作流程。 由于各節點間的驅動都是通過相應按鈕或上傳相應文檔資料自動流轉的，無法跨過某一節點而執行下一節點，從而保證了項目可按照管理流程嚴格執行。具體的運行流程如下圖所示。
圖 2 系統運行流程圖
部門在年底會對次年大型事業建設項目及各內設部門相關事業建設項目的資金預算、工作計劃和目標責任進行匯總，管理員需要把匯總信息錄入到系統中，作為系統的基礎數據；項目一旦審核通過后，項目負責人需要把項目需求報告、項目可行性報告和項目執行審批表等相關材料上傳至系統，經項目管理員查驗無誤后，方可在系統中啟動項目執行流程；商務負責人會將技術需求方案及商務需求方案進行合并，并配合項目組共同完成評標、議標、中標確認等過程，同時按照項目招標進度提交項目招標書、招標決議、合同以及設備清單等文檔；項目組按照進度要求進行項目建設，期間涉及的相關財務付款及報銷信息由財務執行人進行整理登記；項目建設完成并且驗收通過后，由管理員確認項目結項；每一個項目建立后，可在運維頁面添加項目相關的設備，并對項目涉及的系統進行運維管理，出現的問題和解決方式應在系統中進行記錄，以便形成知識庫，供以后運維人員參考。
4. 主要功能
基于上述運行流程，項目管理系統主要具備以下幾個功能。
（1）規范執行項目管理流程
傳統項目管理主要依靠項目管理部門人員催辦各個環節的項目審查、跟蹤項目進度，這容易造成項目執行流程不規范，項目進度易延時。項目管理系統基于關鍵節點驅動流程運行，重要節點的相關文檔材料必須上傳到系統后才可進入下一個流程環節，這就要求項目執行者必須按照流程要求規范執行，不可跳躍，從而保證了流程執行的可靠性與規范性。
（2）實時展現項目執行進度
項目管理系統提供了一個項目執行情況統一展示平臺，項目管理人員和項目執行人員通過瀏覽器可以隨時了解項目執行進度和項目預算的執行情況，避免了項目信息處理不及時、預算執行隨意性大等問題的發生。
（3）項目系統運維保障
項目的管理不止于項目結項，與其相關的系統運維也應該包含在內。項目的相關負責人會把項目采購的重要設備和項目的運維計劃導入系統中，在項目相關系統的運行過程中，把設備的狀態、系統的故障維護情況等及時在系統中做登記，系統會跟蹤設備的使用狀態（包括上線運行、借出、維修、報廢等），形成一套設備的全生命周期情況表，可以為總臺項目管理、設備采購、使用狀況監測、資產分析等提供可靠的依據。
（4）知識庫的建立
傳統的項目管理通過項目文本、報表等紙介質和電子文件的編制、存檔來處理項目信息，項目資料信息易丟失，項目總結、驗收、報獎的時候找不到相關資料，同時難以形成一個全面的項目知識庫，難以吸收以往項目的經驗教訓，來提升現有項目完成質量。項目管理系統具備安全穩定的信息存儲能力，可以通過篩查窗口快速獲取想要的文檔資料，根據時間、姓名、項目名稱、運行階段、運維狀態等維度進行項目信息搜索，實現項目信息的可視化展現。
5. 應用實踐
用戶登錄系統后，顯示的項目管理界面如圖 3所示，頁面左側為導航欄，右側為項目的基本信息，其中黃底顏色的是主項目，白底顏色的是子項目，不同的項目狀態顏色代表了項目所處的不同節點，點擊項目詳情，則可顯示該項目的具體信息，界面顯示如圖 4 所示；設備檔案管理主要對項目包含的設備進行全生命周期的管理，重要設備通過添加界面可單個也可統一導入系統，通過頁面相關按鈕，實現設備運行、借調、維修和下線等狀態的調整，顯示頁面如圖 5 所示。
圖 3 項目管理界面
圖 4 項目詳細信息
圖 5 項目系統運維界面
6. 結束語
系統自正式上線使用以來，運行平穩。系統界面簡潔明了，操作簡便，無需特殊培訓，便可掌握系統的使用方法，項目負責人可以通過系統實時了解項目的進度情況，部門管理者可以全盤把握部門所有項目的進度、年度預算執行情況、系統運維等方方面面的情況，通過該系統極大的提升了部門項目管理人員的工作效率。(本文于2017年發表于《視聽界(廣播電視技術)》)
